公文线上签核注意事项.pptVIP

公文線上簽核注意事項 *自11月14日起公文系統切換至 『基層機關公文整合線上簽核系統』 網址為 .tw (會於學校網站做相關連結) *帳號密碼與原公文系統相同 *上線前請 設定電腦IE瀏覽器 安裝筆硯系統 設定自然人憑證 *請依據 『基隆市公文線上簽核系統上線使用手冊（承辦人員及主管）』設定流程 *紙本來文公文流程與現在相同 (簽收清單→跑公文流程→存查→歸檔) *電子來文中無法進行線上簽核的公文 也是跑紙本 *跑線上簽核公文的流程如下： 收文流程 文書 分文 →承辦人 擬辦、設定簽會流程 傳遞 →處室主管 傳遞 →會辦單位 傳遞 →校長 決行、送回承辦人 →承辦人 存查 →文書 點收、編目、歸檔 *為免線上簽核往返麻煩，校長裁示所有發 文函稿先以紙本送校長室，修改決行後，再 上公文系統取號，進行後續發文程序 1.發電子文 承辦人 繕打新公文、取號、設定簽會流程 →處室主管 傳遞 →會辦單位 傳遞 →校長 決行、送回承辦人 →承辦人 送發文 →文書 校對、轉交換檔、發文 繕打新公文時選擇開啟舊檔， 即可打開已繕打完成的公文內容 2.發紙本文 承辦人 繕打函稿、創稿登錄取號 列印紙本公文 送發文 函稿歸檔 →文書 用印、發文 發紙本文時，除了自行上公文系統進行 創稿登錄取號外，其餘流程皆與現在相同 *其他注意事項： 1.承辦人可透過『維護』-『詞庫維護』建 置常用詞彙，節省作業時間 2.為免休假或公假時出現公文逾期情形，承 辦人可透過『維護』-『代理人設定』 (或『作業』-『代理人設定』)設定公文處 理代理人，休假結束亦可由此功能 取消代理 3.當承辦人臨時休假未能自行設定代理 人時，可由文書組於此功能中代為設定 4.承辦人可透過『維護』-『身分切換』 選擇欲切換之﹝兼職單位﹞或 ﹝代理身分﹞ 5.新系統中跑線上簽核的公文，於處理過程 中，文書組看不到公文是否即將逾期， 只能由查詢功能查詢已逾期的公文， 故請各承辦人能注意公文時效，若 請假時亦請務必落實代理人制度 6.簽會流程由承辦人設定，可自行決定會簽 先後順序 7.會辦單位請盡速將公文處理後傳遞出去， 切勿積壓公文，以利後續程序進行 8.今後發文也由承辦人自行上公文系統取 號，但發文天數會列入每月公文時效統 計，故請於取得文號後能盡速發文 9.發電子文時，將公文檔案『送發文』後， 請通知文書組進行校對發文等後續作業 10.承辦人或主管可由承辦公文匣或簽核 處理匣中查看手上所有公文目前的狀態， 如燈號(看是否即將逾期) 電子迴紋針圖示(可列印或下載電子檔案) 內容(看公文流程及簽核意見) 狀態(公文最新進度) 公文文號(前方有『決』字代表校長已 決行，可做存查或送發文) 限辦日期等 11.請妥善保管自然人憑證，若不慎遺失， 請攜帶身分證盡速至區公所補辦 12.『基隆市公文線上簽核系統上線使用手冊（承辦人員及主管）』、『收文流程』、『發文流程』及『注意事項』等文件均掛於學校網站，可隨時參閱，若更換電腦或重灌程式時，亦可遵循此程序自行做電腦相關設定及安裝筆硯系統 13.電腦中一定要有筆硯系統才能進行線上 簽核相關作業，若您的電腦尚未安裝 筆硯系統，請依照相關程序進行安裝 14.若想更清楚所有流程，承辦人、主管、 文書等作業手冊也都會掛在學校網站， 歡迎詳細閱覽 15.系統上線之初，可能會有無法預料的 狀況發生，請隨時聯絡文書組討論或 處理，若無法釐清問題所在，文書組也會 盡速詢問相關人員找出解決的方法， 感謝各位的配合與協助，謝謝！ * * 發文流程 * * *