铝合金公司文件和档案管理制度.docxVIP

文件和档案管理制度一. 总则为确保我公司档案的完整、准确，便于利用，根据《中华人民共和国档案法》特制订本制度。二. 文件材料归档凡是反映本单位的各项工作活动中形成的具有查考利用价值的各种载体的文件材料，应由各职能部室负责人收集、整理，定期向档案室归档，任何部门和个人不得据为己有。1.企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：1.1党群工作类：由党务、组织、宣传、工会、共青团等方面形成的文件材料。1.2行政管理类：由综合性行政事务工作，厂务会议、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等形成的材料。1.3经营管理类：由企业经营决策、物资、销售、财务管理方面所形成的各种记录、文件合同、协议、经济信息等。1.4生产技术管理类：质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、劳动管理方面所形成的文件材料。1.5产品类：产品开发、设计、工艺、加工制造、检验、包装等过程所形成的文件材料。1.6科学技术研究类：同一科研项目内，课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广等项目研究和管理的全过程材料。1.7基本建设类：同一工程项目内包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收的全过程材料。1.8设备仪器类。同一设备仪器设备购置材料、安装调试、运行、维护管理的全过程材料。1.9会计档案类。1.10干部员工档案。三. 归档时间1．党群工作类、行政管理类、经营管理类、技术管理类形成的文件完毕后2周内由各职能部室兼职档案员向档案室移交。文书档案一般于次年6月底前归档整理完毕。2．产品试制、科研成果的鉴定、基建项目工程等科技活动验收后三个月内将材料归档。规模较大、时间较长的子项目、科研的阶段分期分批进行归档。3．设备仪器类材料应在设备开箱后一周内归档。安装、调试记录运行正常后归档。4．干部、员工文件材料应在一事结束后一周内归档。四. 归档要求和手续1．各职能部室的文件材料必须准确反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。2．归档的文件材料必须齐全、完整、准确、系统、整洁。3．归档的文件材料要字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。4．永久、长期保存的文件材料的载体和书写材料不应该用易褪色的书写材料(如红色、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、热敏纸、铅笔)，书写、绘制应符合耐久性要求。5．归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。6．归档文件必须是原件，全工程应有图纸总目录，每套图应有分目录，每张图有编号，文字材料应有顺序或页数。7．归档的声像材料，要经过编辑整理，并附文字说明。8．文件材料交接时，必须办理交接手续，当面验收，不合格的档案拒绝接收，并限期整改。9．移交时填写移交目录(清单)，移交单位档案室，双方签字，一式两份，双方各执一份备查考。第一节 档案利用一. 档案借阅1．内部人员查阅本单位非机密档案者，档案人员可直接提供。因特殊情况需要复制．借出的档案，须经主管领导批准后方可。2．对重要档案，本单位人员经主管经理批准后方可查阅；外单位来查阅利用档案资料者，须持单位介绍信，注明利用目的和范围，经总经理批准后方可借阅。3．借阅、查阅与工作有关的档案，要填写“借阅档案登记表”。凡解决的重大问题或取得较大经济效益．社会效益的实例，应及时反馈档案室，及时填写《档案利用效果登记表》交档案室存查。二. 档案利用要求1．各种档案的提供利用，必须严格执行保密制度；造成泄密者按公司损失情况予以考核，直至停岗或开除；2．档案保管若条目不清、保存混乱，按照失职对档案保管员从重考核；若出现工作失误，致使档案损坏、丢失，给公司造成损失的，依法追究民事、刑事责任；3．利用者应爱护档案资料，保障所用档案的完好无损，不得随意折叠和圈划，严禁拆卷、涂改、增删和抽页，违反者照价赔偿，并每人次考核100元；4．查阅档案应在档案室查阅；私自带出者，每人次考核50元；5．借阅档案资料者，利用完后应及时归还档案室由档案人员核对清点无误，方能签收；6．借阅档案资料造成丢失者，依法追究民事、刑事责任；7．没有按照规定要求进行资料归档的，每发现一次考核责任人50—100元。第二节 安全生产档案管理制度一.目的为规范公司安全管理，提高公司安全管理水平，根据《金属非金属矿山安全规程》和公司有关安全管理规定，制定本制度。二.职责1.公司安全档案管理的的责任单位为公司档案室。2.公司安全档案的整理单位为安全管理部。三.具体要求1.档案管理人员应具备大专以上学历，档案管理专业或相关专业，能够熟练使用电脑。2.档案管理员必须遵循《中华人民共和国档案法》，规范档案管理，主动督促、检查和指导各部门档案的收集、整理、组卷、归档工作，严格执行归档案卷预审制度。3.档案管理员必须关心公司各项安全活动中产生的各类档案材料，做到及时收集、整理齐全、组卷准确、归档安全，严格执行提前