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费用报销具体规范要求.ppt
费用报销规范
2016年01月
费用报销的注意事项
规范的粘贴报销单,是保存公司经济档案的基础性工作,有利于审核、装订和会计档案的保管。《会计档案管理办法》要求会计凭证保存至少15年,可见费用报销单的粘贴和凭证的装订意义重大。
一、票据整理、粘贴要求
1、票据分类:对于集中较多的票据按照内容进行分类,如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费、火车票、汽车票等,按照种类先后顺序粘贴、如先粘贴办公用品类再粘贴差旅费类。不能各种票据混杂在一起,不便于审核和查找。
2、准备粘贴单:可以用废纸裁剪成凭证一样大小的纸张做粘贴单。经常报销的部门,我们可以提供这样大小纸张的模板。
3、将票据整理后,将胶水涂在票据背面的左侧,沿着粘贴单右侧按照从上到下、从左到右的顺序粘贴。不要集中黏贴在粘贴纸的中间,以免造成中间厚、四周薄。也不要让票据超出粘贴纸的四边。否则凭证不利于装订,达不到档案保存的要求。后附图片。
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二、填写费用报销单的注意事项
1、费用报销单的要素:部门、报销日期、附件张数、费用项目、金额、合计金额、报销人要写全,而且用黑色笔填写,不能用圆珠笔、铅笔、红笔填写。金额大写要正确,金额小写合计数要与大写相等 。费用报销单上的金额要保留两位小数,不足位数用“0” 表示,如100.00元;费用项目和金额的空白行要用划线法填充,表示不能再填写。
2、关于费用项目:a、要写明办理的事项及用途,尽量详细。如去建行章丘支行取回单汽车票、市内公交车票、市内打车费;报销12月经销商大会招待费;报销12月份经销商大会客户飞机票;报销12月份经销商大会客户住宿费;报销2015年12月迪拜展会飞机票;不能简单的写汽车票、招待费、飞机票。
b、如果是代替别的部门同事办理的业务,更要说明事项,保证财务记账正确。如行政部替其他部门缴纳电话费,要注明是哪个部门电话费的金额。财务外出代购的A4纸,要注明是给行政部办理的。采购部统一结算的快递费,要分清各个部门的实际花费,并在费用报销单上写清楚。
c、无法取得发票用其他票据顶票的,要附说明,但是此说明不能粘贴在费用报销单后面。须另写一张实际情况说明。顶票后,按照顶票的发票填写报销单,但是,费用金额必须与实际业务支付的金额一致,不能弄虚作假,也不能用假发票来报销,否则财务不予审核。
d、当月费用当月报销,不能够跨月。必要时,向对方单位催要发票。如有特殊原因,可由其他同事代办。出差时间较长的,每月向公司寄送报销单,匡算邮程,确保在每月最后一天上午12点审批好的单据交财务。
e、公司规定,每月15日、25日通过电汇集中支付个人报销的费用,其他时间不办理。
f、如果费用对应的服务期间较长,一定要注明服务期间。如交纳财产保险是一年的,2015年1月至2015年12月;如缴纳的智联招聘费是2014年10月1日至2015年9月31日。
g、如果某一项费用应有多个部门承担,那么必须将此费用的总额在各个部门之间按一定的比例进行分摊。例如,公司班车费或者食堂餐费共计10000元,车间有10人、行政部有2人,财务3人,销售部5人,这样车间应负担的费用为10000/(10+2+3+5)*10=5000元,同理得出行政部1000元、财务1500元、销售部2500元。然后将各个部门应负担的该项费用,另附纸张分别列示,黏贴于费用报销单的后面。
类似应这种样报销费用有电话费、水费、生活费、电费。
h、特别说明,购买的某种物品一定要注明所用部门。如购入固定资产,要注明使用部门和存放地。如总经理办公室购入格力空调1台,型号为XXX。购入低值易耗品,如垃圾桶车间使用2个,厂区使用4个。
谢谢大家
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