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科士达科技发展有限公司 海外客户订单作业管理程序 文件编号：SZK-QP-31 版 本：A 制定部门: 国际部 总 页 数：共7页 拟制 会审 (此栏签名代表本人已阅读并完全理解本文件规定的全部内容，并承诺贯彻职责相关的内容) 批准 品保 生产 工程 客服 国际 徐 晓 艳 副本分 发范围 及份数 总经理 管理代表 品保部 研发中心 生产部 行政部 人力资源 IT部 商务部 客户服务 采购开发 其它 1 1 1 1 1 1 1 1 2005-01-30发布 　 2005-02-16实施 修订履历 页次 修改内容 版本号 修改人 批准人 生效日期 　 　 　 　 　 　 　 1．目的 建立海外客户订单作业流程及相关模板，明确岗位职责，规范订单作业。 2．范围 适用于国际部客户订单的处理。 3．职责 3.1销售工程师（业务）：负责订单的审查及相关的出货、收款和相关信息的传达等。 3.2商务部：负责工厂的跟单及相关的出货事宜。 3.3生产部、工程部、品保部等部门负责订单的评审确认及完成。 4．订单处理流程 4.1接单 4.1.1客户下单方式主要是email、传真、电话（口头）三种方式。对于口头订单，备货前须请客户补书面资料。 4.1.2订单审查 4.1.2.1产品名称规格、数量的审查 对于翻单或做过样品的订单，应查找之前的订单记录或工程资料，确认细节。如客户要求有变动，应详细记录，以便第二次下单时有资料可查。 4.1.2.2单价、金额审查 客户下单时，应查客户记录，对应单价条款，查看单价是否有误，同时复核金额。 4.1.2.3交货期的审查 无论客户是否有规定交货期，均应根据订单数量的多少，现有生产部的生产排程，再结合客户的交货期要求，报一个实际的工厂交货期给客户。对于急单，和生产部确认能否插单，不能插单者，与客户协商确定交货期。4.1.2.4付款方式的审查 一般在报价时就已确定付款方式。最常用的付款方式是信用证或T/T。其它方式，须征得总经理同意。 4.1.2.5单价条款的审查 主要审查订单的单价是否为对应单价条款。不同的单价条款对应不同的单价。 4.1.2.6包装要求的审查 审查客户的包装要求工厂是否能够满足。客户的包装资料一般包括内箱、外箱、标签和说明书。如果是客户要求的内容，工程部需提供设计稿给客户确认。如果客户提供菲林，工厂只负责印刷，对于内外箱，工程部要负责审查菲林尺寸，看做出后能否装得下产品。 4.1.2.7交货方式的审查 交货方式主要有空运、海运和邮寄。如果出到香港，可以采用陆运。 4.2开出形式发票 4.2.1定义 形式发票是类似于发票的单据。 4.2.2形式发票一般应显示订单相关信息(收货单位、开出日期、形式发票号)、产品信息（产品名称、数量、单价、金额及总金额、工厂交货期）、合同条款（付款条件、单价条款），另需提供银行资料，以便客户开信用证。 4.2.3将形式发票传给客户后，须及时与客户联系是否符合要求，如符合要求，做信用证收款的订单，则须要求客户即时开出信用证。 4.3下单备货 4.3.1收到到客户订单后，须把客户订单转化为下给工厂的P/O。在转化时，必须明确客户订单中的产品名称、规格型号、配件要求、数量、包装要求、出货时间等。并在转化过程中不得有误。特殊要求一定要在P/O上注明。 4.3.2业务须在2个工作日内，将P/O传给商务中心，并确认商务中心人员收悉。 -对翻单或做过样品的订单，商务中心直接下给计划部。 -对于客户要求有变动的订单，商务中心在接到订单后，需填写合同评审表，交给相关部门确认。 4.3.3业务在下单的同时，需填写《订单/样品单下单明细》提供给财务，以便财务对帐及收款。在提供给财务之前，需传真给商务中心做报关资料参考。 4.3.4业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知: a.如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前一个月确认L/C已经收到，收到L/C后审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如有问题应立即请客户修改L/C。 b.如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 c.如果是远期L/C，D/A等条款收汇方式的客户，须经总经理确认批准。 4.4生产跟踪 4.4.1商务中心负责和生产部沟通协调,每周定期提供出货排程。如果不能满足订单交期，需同生产部协商是否能加班或采用其它方式保证订单如期交货。 4.4.2如确实不能按期出货，应及时知悉业务,并向总经理汇报。业务须及时和客户协商确认。 4.4.3如果是客户第一次下单，为熟悉客户要求，业务需亲自或委托其他人员，查看生产部每生产一种产品的首件是否与订单要求一致，彩盒有无用