酒店采购管理制度及流程_精品.docx

宾馆采购管理制度为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度。一、采购管理部门酒店设立专职采购部，接受总经办、财务部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。二、 采购部工作基本要求1、所有大型采购项目均需采购小组讨论签批授权及酒店财务部批准同意。2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质。3、所有采购物品的质量须保持一惯稳定。4、采购部工作人员须对自己采购物品的价格和质量负责。5、采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒 店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会。6、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时上述资料须全部列入移交。采购人员自购物品价格信息采购部每天须录至采购部价格信息库。7、采购时间要求：一般物品采购时间为 3 天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等物品使用部门须提前两个月下单采购。8、采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予报销。9、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。10、采购部负责跟进各协作厂商的货款，及时签批支付事宜。对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。三、 采购审批程序1、申购单审批程序采购申请单一共三联，在经审批后，第一联采购部存档并组织采购，第二联作仓库收货用，第三联部门存档。单位价值 1000 元以下或批量价值在 2000 元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经采购小组最后批准后方可采购，酒店财务部将对价格及品质进行不定期抽查。单位价值 1000 元以上或批量价值在 2000 元以上的物品采购审批程序：采购部寻找至少三家厂商比较价格品质，采购小组确定供货商，采购部与供货商共同草拟合同或采购协议。(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、总经理组成)4、赊购(月结)物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果由主厨直接下单，餐饮部经理签字确认后至采购部，由采购部与供货商对接；其它物品按上述第 1、2、3 款程序执行。5、各月结供应商选定办法 采购部每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、总经理、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组，通力合作进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格与供应商确定固定的时间段（至少一个月）的供应价，在此确认期间内，供应商应按此固定价格提供酒店所需的物料。采购监督 采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及公司稽查部共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。五、 供应商管理1、采供部应定期(每月或每季度)牵头，组织财务部和使用部门及集团稽查组对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商)，淘汰部分不合格供货商。 2、选用供应商角度采用 1+2+N 原则。所谓 1+2+N 是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商大70%的物资从他手中购买。2 个辅助供应商提供大约30%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。3、采购部应做好供应商档案管理。当供应商变动时，及时更新相应的供应商档案。4、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象，保证酒店信誉。采购部工作流程一、各类物品采购工作流程1、 仓库补仓物品的采购工作流程仓库的每种存仓物品均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时 即需要补充货仓里的存货。一般来说，仓库管理员每月月底根据流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期拟定下月的补仓物品，并据此填写一份仓库补仓“采购申请单”且采购申请单内必须注明以下资料（改为：并作出书面的补库计划表，表格内必须列明的物品信息如下）（1）货品名称、规格（2）平均每月消耗量（3）库存数量（4）最近一次订货单价（5）最近一次订货数量（6）提供本次订货数量建议经采购小组签批同意后送采购部初审（审核后必须由总经理及副总经理签名确认），采购部在采购申请单上签字确认并注明到货时间。采购部初审同意后，按仓库“申购单”内容要求在至少三家供货商中比较，选定相应供应商，提出采购意见，按酒店采购审批程序报批经采购小组批准后，采购部立即组织实施。一般物品要求 3 天内完成，如有特殊情况要向主管领导汇报。2、各部门使用物品的日常采购工作流程