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员工费用报销简报2012.11 简报概要 费用报销——填写注意要点 费用报销——常见政策问题 费用报销——5月15政策更新要点 2 Confidential© 2012 Abbott 3 Confidential© 2012 Abbott 报销申请——填写注意要点 报销申请编号：请为每份报销编号，写于报销申请的右上角。样式为：员工编号-年-提交月份第N份。例如，张三的员工编号为1234，2012年6月第3份报销，应为1234 2012 06 03。 发票：请按报销单封面报销项目的顺序号为每张发票编号，并按顺序以梯形粘贴在后面，请勿使其杂乱无序。 出租车费：必须写明上下车地点。如目的地为医院，需要写明具体医院名称。 费用填报：报销单应按事件分别填报。本地费用报销应按自然月填报；当为发生在同一地点或为同一个事件报销时，可以将费用合并在一份报销里，例如一个Internal plan产生的所有费用。 支持文件：请确保所有相关的支持文件的所有要素均清晰可见，请勿将发票粘贴于其他支持文件上。 4 Confidential© 2012 Abbott 报销申请——常见问题（1） 赞助医疗专业人士(HCP)的费用报销 需要的文件：完全批准的Internal plan申请(仅提供封面页即可)、给HCP的邀请信、HCP的登机牌或者车票。注意：给HCP邀请信上的日期应在INTERNAL PLAN的批准日之后、会议/活动之前。 HCP垫付费用报销：指参加雅培赞助活动时，因代表无法陪同而请HCP先自行付款，事后向雅培报销。 如金额超过500元，必须通过公司银行转账直接支付到HCP本人账户，不允许支付现金给HCP。 请使用附件更新版本的邀请信模版体现上述内容。 报销申请——常见问题（2） 招待费和内部沟通费 餐费标准：招待费—300元/人。若招待费超过300元/人且小于800元/人，需要事先申请取得GM书面或邮件批准。大于800元/人，则需填写OEC例外事项申请表，事先获得总经理和OEC的批准。如实际支出超过300元/人，并无事先批准文件，事后不允许仅报销300元/人的费用而自行承担超出部分；而应在提交报销单前，提交情况说明并取得本部门最高级别经理和总经理的书面或邮件批准后方可报销。 菜单和刷卡单：餐费在500元以上，需要提供明细菜单和刷卡单。若无明细菜单，需要填写TE表；若为现金支付，需要书面解释原因，并需部门经理加签。若刷卡单遗失，提供银行卡/信用卡对账单即可 建议：请在安排就餐前事先与酒店确认可否刷卡并提供明细菜单。 跟台费用：需要当天提供科室活动表，并由部门经理签字。如为外购食品 6 Confidential© 2012 Abbott 报销申请——常见问题（3） 礼品费和租车费 礼品费：只能赠送OEC规定的礼品清单内礼品；礼品费发票应显示品名、数量、单价和总价；若发票上前述信息不全，应同时提供小票/清单。 礼品原则上应加印雅培公司或雅培产品标志，强烈建议通过采购部统一购买并由公司转账支付礼品款 租车费：仅限于为HCP租车，员工出差应使用公共交通工具。 从2012年12月1日起，零单租车必须使用公司指定供应商：一嗨租车公司。一嗨与雅培按月结算，员工无须现金支付。 致电一嗨 400-888-6608 转 Booking001专职客服 (企业账号： YPAV） 各部门助理或BJ/SH/GZ办公室的行政助理均知悉具体订车流程，如需帮助请直接联系各助理。 如特殊情况须使用其他租车公司，必须随报销单同时提交一嗨回复无法满足业务需求的邮件证明，并由本部门最高级别经理加签后，租车费方可予以报销。 7 Confidential© 2012 Abbott 报销申请——常见问题（4） 差旅费 需要的文件：批准的出差申请，车票/登机牌。若无登机牌，可以登录信天游（）获取带有客票使用状态的电子行程单。 国外出差： 如果使用CTE系统默认汇率，无须提交证明文件。 如果不使用CTE系统汇率，3种方式获取汇率证明的方式： 在银行购买外币的银行兑换水单。【注：所购外汇金额应不少于在境外的现金开支金额的80%。】 可以登录中国人民银行等官方网站，获得出差期间发布的外汇牌价表。中国银行全球门户网站：外汇牌价网址： /sourcedb/whpj/ 直接刷卡的，可提供银行对账单以显示汇率。 8 Confidential© 2012 Abbott 何时需填写TE表 自行购买飞机票 登机牌遗失并且也无其他登机证明，例如信天游的客票使用证明 消费时没有发票开具（例如小费），或者发票遗失 500元以上的餐费无法提供明细菜单（即使餐厅解释无菜单提供，仍需填写TE表） 酒店明细账单遗