档案管理人员培训归档文件整理资料.pptx

焦作市档案人员资格培训课程 --------归档文件整理方法焦作市档案局 刘军2013年4月归档文件整理工作概述2000年12月6日，《规则》由国家档案局发布，并于2001年1月1日正式实施。《规则》是从实际出发,按照“需要、可能、合理、科学”的原则制定的。它没有全面否定传统的做法，也不是照搬国外的模式。而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和其他国家经验进行了综合与扬弃，是在批判基础上的继承。《规则》由于其内在的科学性、合理性，充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。《规则》)采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，使《规则》体现出了鲜明的特点----简 化 、兼 容 、灵 活 。第一部分：归档文件整理工作概述一、归档文件 二、归档文件整理三、归档文件整理原则四、归档文件整理方法一是能独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。二是一个预算会计单位或经济核算单位，可以编制预算或财务计划。三是设有管理人事的机构人员，并有一定的任免权。 立档单位构成形成构成全宗的单位叫立档单位；所谓全宗，就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体。简单地说，就是一个立档单位所形成的档案就构成一个全宗。 档案是由文件转化而来的。转化条件有三点：文件是档案的前身，档案是文件的归宿，办理完毕的文件才能成为档案；文件是档案的基础，档案是文件的精华，具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案；文件是档案的因素，档案是文件的组合，按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。 一、归档文件概念归档文件的形成者很广泛 归档文件，是指各立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 不适用于科技档案、专门档案、声像档案与实物档案。不适用于磁带、录音带、胶片、磁盘、光盘等其它特殊载体形式的文件。 是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。 二、 归档文件整理归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 三、归档文件整理原则 文件的形成不是任意的，而是伴随着机关和社会组织的职能活动产生，有其自身的规律和特点。不是所有办理完毕的文件材料都需要归档。这是归档文件整理工作的出发点和最终目的，是检验归档文件整理工作的唯一标准。 1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 2、区分不同的保存价值 3.便于保管和利用贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便高效、科学地开展文件归档整理工作的制度化、标准化、现代化。文件材料之间的联系好比人的生命体中的有机联系，文件材料之间的联系好比人的生命体中各部分之间的联系，是密不可分，你如果强行分开后，生命就会受到损伤，文件材料之间的联系是后来固有的，不是人们想象的联系，不是任意的联系，它是文件产生时已经确定，例如：请示和批复，再如，文书档案为什么分开年度，按年度整理。那就是不同的年度文书档案材料，它是没有历史联系性，所以不能放在一起整理，文件之间的联系一般分为：⑴、与上、下级的联系。⑵、与同级联系。⑶、本单位各个科室的联系。文件之间的联系从内容来分一般分为：⑴、同一工作中的联系，比如：一项工作在开始有计划，调查中间有措施，结束之后有总结、评价、那么计划、调查、措施、评价、总结是互有联系的，我们在整理时应放在一起，⑵、同一个问题，同一个案件的联系，比如：纪检委查处一个案件，有举报，调查笔录、取证、审查、结案等这些过程是有联系应放在一起。⑶、同一个会议同一事物，同一时间的联系，比如：同一年度的统计报表汇集成册，会议记录。四、归档文件整理方法 目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。 文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件的定义：件是指归档文件的整理单位。 归档文件整理方法装 订 分 类排 列编 号装 盒编 目1、一般情况下每份（单份）文件为一件。2、文件正本与定稿为一件。3、正文和附件为一件。4、原件与复印件为一件。5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。6、转发与被转发件为一件。7、正文与文件处理单为一件。8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。9、会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。如果一人一表或一文的