办公室行政管理学员打印版课件(950KB).ppt

　　　　　　　　　 * 3、原则： 如需引起特殊注意的信息，应用特殊文字标识,信息只传输给需要的人,小心处理机密信息 (注意加密) 4、严禁臆造/传输以下讯息： 非法/趣味低级/歧视性/骚扰性/违背道德的内容 侵犯版权 连锁书信 作者身份被更改或取消。 * 5、资料保护： 个人资料保护原则也适用于电子通讯工具的使用 允许信息技术部员工出于技术目接触各种资料 当必须采取措施保护公司或员工免受伤害时，根据地方 法律可撤消资料保护规则 * 6、企业的管理措施： 集团所属的各家公司应采取技术和组织上的措施保证执行 “关于使用电子通讯工具的规定”该规定不影响各部门或公司正 实行的信息技术安全政策或其它详细规章制度 7、实施： 集团所属的各公司肩负起责任，公司员工监督 * 第三单元: 接待工作 （一）何谓接待 接待工作是企业形象的有效体现，来访者通过接待能感受到企业的管理水准，和“以人为本”的企业文化。 厂区来访接待 接待（操作）程序 设定接待、协调人员名单 公司介绍资料及礼品领用 * （二）前台工作要求 礼貌、直接、简短、扼要 Receptionist因故离开，指定专人替代 公司文员均因主动、 自觉、礼貌的接听电话 * （三）营造对公司良好的印象??? ?由于公司的生意是依赖关系网及同公司外界的人际交往，而你，也许是客户同公司之间唯一的联系。对客户来说，你就是公司。所以，柔和、亲切的语气以及和谐、得体的着装，可使客户不知不觉地接受和认可公司。 因此，[专业仪表]是一项展示商业能力及信誉方法，它是你迈向成功之重要环节 * 第四单元：办公成本控制 办公用品购买 固定资产的选择和管理，如计算机，复印机，传真机等 节省维修费用能有效地节约成本 对供应商的收费经常做出价格比 * 第五单元： 公文处理 公文管理属企业基础管理范畴，是企业事务流程不可 缺少的一部分，公文管理制度化将增进公文处理的品质及效率。 何谓公文：公文是党政机关处理党务政务，人民团体和企事业单位 处理行政事务所使用的正式文字及材料。 特点：内容上的观点鲜明 效能上的权威性和行政的约束力 形式上的程序化、规范化 使用上一定的范围和限制 文风上的准确庄重 * 第一节：收、发文件管理 1、收、发文件的程序 a.快件文收发 b.总部文收发 c.内部文收发 2、收、发文件的处理 a.上行文收发 b.平行文收发 c.下行文收发 * 第二节：通知的类别与格局 通知用于发布法规、任免或聘用干部，转达上级公司的 指示(包括需要周知或共同执行的事项)等。属发布性文件。 a.类别：主要可分为一般性通知、指示性通知、批示性通知、会议通知。 * b.格局： a).前三种通知的格式基本相同。标题同于其他公文。由发文 部门、事由、文种三部分构成。前一、二部分可省。正文 较长、含有较多实际内容，分开头、主体、结尾结撰成文。 b).开头写通知事项的依据、目的；主体是通知的决策本身，多 用条款式；结尾一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等。正 文较短而内容简单，只用一段或一句话成文写说明、决策 。 * c).会议通知，一般格式包括标题、正文、落款三部分。 标题－写明什么单位召开什么会议的通知。 正文－抬头顶格写发往部门，主体部分写开会的根据、 目的、日期、地点、什么人参加，会议的内容、 议程。需要汇报、发言、带论文以及开多久，几 时报到，交通和食宿等，均需写明。落款，在正 文后右下方写下召开会议单位的全称及年月日， 盖章或签字。 * 第三节：报告的功用和格局 1).功用：“报告”适用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议，答复询问或要求。 2).格局：“报告”的标题包括事由和公文名称；上款写接收部门或主管负责人；正文结构与一般公文相同；文末要写“以上报告当否，请指示”等结语。然后写发文部门、 日期。 注意：“报告”中不得夹带请示事项。