办公室事务和管理课件(411KB).ppt

练习题 1、简述收信、发信的一般程序。 2、如何处理上司的亲收邮件？ 3、如何做好电话记录？ 4、情景模拟接听电话。 5、练习接听电话的程序，在接听中注意程序的完整性。 6、练习设计并填写电话记录单。 第三节 办公用品的发放和管理 ◆办公室常用设备的使用 ◆办公用品的发放程序 技能要求：通过本节的学习，能够 ★操作和一般维护常用办公设备 ★发放办公用品的方法和程序 知识要求：通过本节的学习，掌握 ★办公室常用设备的功能和特点 ★办公用品易耗品的范围、分类和管理方法 ★节约办公用品的措施 ◆办公室常用设备的使用 大多数办公室中的办公品是： A4和B5或A3和B4文件纸——用于打印机或各类文件。 备忘录或便条——内部交流时使用，可用于计算机或打字机。 标 签——用于打印姓名和地址，并粘贴在信封、文件、索引卡片等上面。 留言便笺——打印的留言便笺用在多数办公室中，作为工作人员获取留言的正式途径。 打孔机——在整理文件之前给单独几页或多页文档打孔。 日期戳——在收件上加盖日期戳。 橡皮圈——捆扎保护纸页、文件等在一起。 磁盘和磁盘盒——必须一直在办公室中供应磁盘以存储新的信息和备份文件。 另外常见的办公用品还有： 信封、复写纸、装订机和订书机、修正液、纸带和纸、打印机墨盒、各类文件夹和 塑料袋、铅笔和圆珠笔、胶带、细绳和牛皮纸、剪刀、曲别针、大头针、小夹子、笔记 本、速记本 相关知识 办公用品及易耗品的范围包括： 1、纸 簿 类：A4等类型办公用复印纸；带单位抬头用纸；普通白纸；复写纸；便条 纸；留言条；标签纸；牛皮纸；专用复写纸；横格笔记本；专用本册； 2、笔 尺 类：钢笔、圆珠笔、各种尺子、修正液、彩色笔、橡皮、…… 3、小装订类：大头针、剪刀、打孔机、订书针、橡皮筋、胶带…… 4、归档用品：各种文件、档案袋、收件日期戳。 5、办公设备专用易耗品：打字机用色带、修正液；复印机用墨盒等；计算机用磁盘、磁盘盒等。 ◆办公用品的发放程序 一、发放物品的手续 1、指定人员发放。 2、按单位的有关制度规定发放时间 3、紧急需要物品时必须有相应的程序处理。 4、必须填写物品申请表，并由授权人签字批准。 5、物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期。 6、清点核实发放办公用品。 7、提醒使用部门和人员节约办公用品的使用。 二、节约使用办公用品的措施 1、复印机：申请复印时必须填写申请表。并在复印前由主管人员签字批准。 2、传真机：指定人员使用传真机，做登记并保留所有发送记录。 3、计算机、打印机、因特网：很多单位已在工作中提供该类设备，但在使用中要注意：昂贵的设备要限制使用。 4、电话、移动电话：减少打私人电话；控制国内国际长途电话的使用。按单位有关规定使用移动电话；定期检查并核对电话帐单以控制开销。 三、附：物品申请表 物品申请表 编号： 部门 项目（物品） 数量 特殊要求 发放人签字： 领取人签字： 批准人签字： 日期： 日期： 日期： 练习题 1、怎样识别办公用品和易耗品的范围？ 2、怎样进行办公用品的发放？ 第四节 办公效率和时间管理 ◆合理安排日常工作及上司交办的工作 ◆日常办公事务的协调 ◆合理安排日常工作及上司交办的工作 案 例 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙 脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订