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高效会议 管理 班永杰 2011.09.01 于郑州 《甲方乙方》 目录 1. 认识会议 2. 会议效率不高的原因与解决方案 3.开会前的准备工作 4.成功会议的五种策略 5.会议中的沟通与反馈技巧 6.主持人的会议管理技巧 7.如何对待会议中的不同类型的发言者 8.主持人与参会者的守则与责任 9.会议记录 10.会后跟进 目录 1. 认识会议 2. 会议效率不高的原因与解决方案 3.开会前的准备工作 4.成功会议的五种策略 5.会议中的沟通与反馈技巧 6.主持人的会议管理技巧 7.如何对待会议中的不同类型的发言者 8.主持人与参会者的守则与责任 9.会议记录 10.会后跟进 会议需要管理 吗？会议管理 还需要技巧吗？ 整个世界在某种程度上说是 一个时时处处充满会议的世界。 会议的正面作用是解决问题， 反面作用则是带为难题。因此， 会议既需要管理，更不能缺少技 巧！ 会议的意义 • 会议是一个集思广益的渠道 甲 想法1 会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法 乙 会 想法2 好创意 议 新点子 汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创 丙 想法3 意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 • 会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的 组织或部门 互为前提 会议 会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部 门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质 疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 • 会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可 以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这 种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 我们可凭便条、备忘录、甚至正式的书面报告从事信息的交流。这样做，显然要比开会更加经济划算。但值得注意的是，人们对书面的东西有时 提供信息 不一定看，就算看了也不一定能完全理解。从这种意义来说，则开会不失为提供信息的一种明智的举措。在会议中，主持人不但能当面澄清与会 者的疑问，而且可借助视听器材，以增进与会者对信息的了解与兴趣。 收集信息 召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者，用书面的方式将信息传递给你。如果有必要让其他的人了 解这种信息，你也可将它复印后分发出去。另外，可通过个别约见有关人士，当面向他们收集信息，这样做效果极佳。 当一位主管面临问题时，他可当机立断地亲自加以解决，也可将它授权给别人代为解决，而不需付诸于会议。但若问题紧迫度不高，同时主管希 解决问题 望获得集思广益的效果，则最好是能邀请部属开会解决。邀请部属共商问题、解决方案，不但可让部属感受到尊重，而且