某公司行政制度原创.doc

行政管理制度 会议管理制度 1.0目的 为提高会议的质量和效率，规范与会议有关事项的管理，特拟定本规范。 2.0范围 例会、专题会议、临时会议。 3.0职责 3.1公司所有跨部门会议必须由行政部进行统一安排时间，以免发生冲突。 3.2会议发起人和主持人： 3.2.1确定会议目的； 3.2.2确定会议议程及参加人员，审核会议通知； 3.2.3控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题； 3.2.4掌握会议时间； 3.2.5确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为，例如：窃窃私语﹑故意刁难﹑逃避责任﹑急于了事和专横自大等； 3.2.6平衡发言，发挥群体力量，尽量使每位与会人员都有发表意见的机会； 3.2.7善用群体专长，增加每位与会人员对会议结论的支持； 3.2.8确保会议结束时提出未完成事项，同时责任明晰，完成期限明确具体； 3.2.9会议不能准时召开等其它变故的事前协调； 3.2.10会议纪律的监督执行； 3.2.11会议记录的签核； 3.2.12会议决议或对策实施效果跟踪验证。 3.3通知人： 3.3.1制作会议通知(内含会议议程)； 3.3.2确保通知到位，每位与会人员要在会议通知上签名； 3.3.3异常状况及时通知会议主持人； 3.3.4会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。 3.4记录人 3.4.1组织会议签到； 3.4.2现场记录会议内容(文字记录和会议决议事项追踪表)； 3.4.3会议记录的发放； 3.4.4检查﹑协调和跟进会议执行状况； 3.4.5向主持人汇报执行状况。 3.5参加人员 3.5.1 3.5.2遵守会议纪律； 3.5.3会后传达会议精神并进行工作安排﹑付诸行动； 3.5.4临时突发事件导致不能准时参加或缺席，至少提前半小时通知会议主持人，并委任职务代理人参加。 4.0会议纪律规定 4.1纪律规定 4.1.1保证会议不受干扰； 4.1.2与会人员会议期间手机关机或将手机调为振动； 4.1.3会议期间禁止吸烟； 4.1. 4.1.5会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳或处理与会议无关事宜； 4.1.6需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言； 4.1.7会议准时开始，会议时间按议程控制； 4.1.8已知会应参会人员,因突发事件不能准时参加或缺席时，需委托职务代理人参加，并至少提前半小时通知会议主持人； 4.1.9会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需征得主持人同意后到会场以外的地方接听。 5.0处罚规定 5.1会议迟到5分钟以内，处以10元/次罚款，迟到10分钟以内，处以20元/次罚款,以此类推，每超5分钟，加罚10元，缺席且没有和会议主持人请假，按50元/次处理； 5.2未经会议主持人同意私自早退会议的，处以20元/罚款； 5.3逾期未完成会议决议事项且无正当理由的，每逾期一天处罚10元，若因此给公司造成损失的，按照相关管理规定追究责任； 5.4未在一个工作日内整理完成会议记录并分发至相关部门的，给与会议主持人10元/次罚款，会议记录人5元/次罚款； 5.5会议期间手机铃声响，处以责任人10元/次罚款。 6.0相关表单 6.1《会议通知表》 6.2《会议签到表》 6.3《会议记录表》 xx有限公司行政人事部 2007 会议通知表 发文部门: 发文日期： 时间 与会人数 地点 审批人 主题 主持人 记录人 与会 人员 议题 主要内容 备 注 1 2 3 4 5 需要协助的部门 需要协助的事项 所需器材 其他要求 会议签到表 编号： 时 间 地 点 主持人 记录人 会议主题： 姓名 部门 姓名 部门 姓名 部门 迟到： 姓名 到会时间 会议记录表 会议名称 日 期 年 月 日 地 点 记 录 与会人员： 时 间： 至 主持人： 议 题： 与会人员发言纪要 发言人 内容 会议决议或任务要求 序号 内 容 责任人 要求时限 1 2 3 会议记录审核： 制表： 例会管理安排表 会议时间 会议主题 主持人 发言内容 与会人员 记录人 周二15：00-15:30 库存情况通报会 周三16：00-17：30 管理变革例会 周五11：00-11：30 稽核例会 周五15：00-16：00 生产部例会 周六11：00-12:30 产、供、销协调会