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办公室6S培训 培训内容 文件管理 6S是什么 如何做好6S 第一部分 文件管理 文件管理 文件 文件管理 记录 第二部分 6S是什么 6S是一种管理 需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈 每日每日坚持6S管理，一点一滴持续的改善 第三部分 如何做好 6S 6S 差！ 问 题 点 在 哪 里？ 定 位、标 识 方法 问题点 问题点 自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行) 清 扫 责 任 分 区 问 候、礼 貌 语 着装 离位时 要主动整理、整顿传真？ 传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。 不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。 主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。 打印前，我们应该做什么？ 确认打印机是否正常工作。 ①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与管理员联系。 确认打印纸。 ①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 ③发现纸张快用完时，请及时领取。 办公室6S活动 办公室6S活动 小测试 整理是把________物品与________物品区分开来，并处理________物品。 整顿是将______物品，摆放成__________的状态。━即寻找时间为零。 清扫是经常____保持____，将_________清理掉。 清洁是将__________________进行到底，并且标准化、制度化。 素养是对于规定了的事情，大家都按______去执行，并养成一种______。 [管理责任者] 管理此架责任者姓名 [架子表示标签] 表示架子种类的标签 [柜子内表示标签] 用此标签表示下段 的内容 文件柜如何整顿？ 要领 彻底整理， 只留下需要的物品 合理利用空间，100%定位放置 要领 根据 种类、空间、区域、防护 规定摆放方法 要领 利用各种颜色、数据等进行标识 问 题 点 在 哪 里？ 问 题 点 在 哪 里？ 清扫 含义 经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉 目的 保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗 如何清扫？ ①看不见的地方，也要彻底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。 电源插座 电脑侧面 主机座 要领 A1 区(张) B1区(赵) C1区(王) C2区(沈) C3区 (李) A2区(胡) E1区(贾) D1区(霍) 要领 清洁 含义 将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。 目的 成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成 连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动 要领 花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度 要领 要领 每天保持6S评价的心情，不断改善办公6S 素养 含义 对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。 目的 让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神 您好! 早上好! 下午好! 大家好! 语言 要点： 1. 2. 3. 4. ☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作 要领 小组讨论 早上6S 1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来 下班前6S 1、实施早上6S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。 文 件 的 6S 整理 把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁 整顿 清扫 清洁 素养 将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明 文件管理制度、程序 使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料 * * 信息及其承载媒体 媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。 一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”. 某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。 通常记录不需要控制版本。 文件管理