某宾馆总经理室机构设置、岗位职责及管理制度.doc

某宾馆总经理室机构设置、岗位职责及管理制度 第一节 机构设置 1 一、总经理室机构设置图 1 二、经理室人员配置 2 第二节 岗位责任制 2 一、总经理岗位职责 2 二、副总经理岗位职责 3 三、主任秘书岗位职责 3 四、秘书岗位职责 4 五、保密员岗位职责 4 六、通讯员岗位职责 5 七、总经理室司机岗位职责 5 第三节 规章制度 6 一、公文管理制度 6 二、档案管理制度 7 三、保管室管理规定 9 四、档案文件借阅规定 10 XX宾馆是中外合作企业，实行董事会领导下的总经理负责制，总经理全权负责处理宾馆日常经营管理业务，并强化全体员工的服务意识，创造良好的社会效益和经济效益，实现董事会确立的经营目标。 第一节 机构设置 一、总经理室机构设置图 二、经理室人员配置 总经理一人，副总经理二人，主任秘书一人，秘书二人，保密员一人，通讯员兼司机二人。 第二节 岗位责任制 一、总经理岗位职责 贯彻执行常和政府的方针、政策、法律，法令以及上级管理部门的指令、规定，是、坚持社会主义经营方向，带冷全体员工创办具有中国特色的一流宾馆，为发展我国的旅游事业做出贡献。 执行懂事会的决议，全面实施懂事会确定的经营方针，努力实现良好的社会效益和经济效益； 主持制定宾馆的具体经营目标、经营计划以及各项管理制度和操作流程，实现管理科学化、规范化； 掌握市场信息，拓展营销业务，制定销售价格，确定经营策略，增加经营收入； 培训、督导各级员，知人善任，奖勤罚懒，充分调动员工的积极性，提高员工队伍的整体综合素质； 审核财务报表，控制费用开支，健全内部控制制度，合法、合理运用资金，提高增收创利的水平； 组织安排好重要接待活动，增进内外交往，树立宾馆良好形象，营造有利于宾馆经营发展的内部氛围和社区环境； 健全消防安全制度，落实防范应急措施，保障宾馆和客人的财产及生命安全。 二、副总经理岗位职责 执行总经理的指示，主持分管部门业务工作； 协助总经理进行经营管理活动； 总经理不在宾馆时，根据授权主持全面工作。 三、主任秘书岗位职责 根据总经理的指示，管理总经理室的日常行政事务和全体工作人员； 协助总经理协调好各部门工作，以使总经理的决策得到贯彻和落实； 起草宾馆的总结、报告、计划、决议以及复函、电等文稿； 安排行政会议和例行办公室会议，编写会议纪要和决议，跟查有关决议的贯彻执行情况，及时将信息反馈给总经理，并根据每周部门经理例会的内容每月编写一份“情况通报”； 根据档案管理和保密制度，及时将使用完毕的材料、文件回收、整理、分类、立卷、登记、装订、归档； 接听电话和处理往来函电，对重要电话要做好记录，要将有关信息及时通报总经理和有关方面； 根据总经理的指示编排好重要活动日程表，做好来访客人，重要会议、活动预报，安排好各项接待活动； 培训、督导属下工作人员，提高他们的工作水平； 完成总经理交办的其他工作。 每天对各部门上报的请示、报告、通知等文件进行登记后及时呈送总经理审批和将已经总经理批示的文件分送有关部门，并督促跟办。 四、秘书岗位职责 执行总经理、副总经理的指示，在主任秘书的指导下，完成各项工作任务。 五、保密员岗位职责 依照《华人民共和国保守国家秘密法》及宾馆《保密守则》的规定管理保密室及存放在里面的全部文件、档案、证件、执照、资料和印章； 严格履行各类文件、档案收发、登记手续，按规定范围发放借出文件并及时回收； 严格按审批程序使用公章、证明、介绍信； 保守国家和宾馆秘密，协助主任秘书督导各部做好保密工作； 协助通讯员做好信件交换、邮寄、传递工作。 六、通讯员岗位职责 在主任秘书的指导下，负责全宾馆所有信件的投寄、邮件寄取及内部文件的交换工作； 准确地对信件进行分类，贴足邮资，及时投寄； 对地址不详或不符合投递要求的信件要及时通知发信部门重新填写或将更正； 按省旅游局及政府有关部门规定的时间、地点投递、交换文件，如有急件应随时接到通知随时去取； 取回的邮件、文件应立即交保密员，不得拖延不交或丢失邮件、文件； 严守保密规定，不私自拆看文件，做到“不该说的不说，不该看的不看，不该问的不问。” 七、总经理室司机岗位职责 管理、保养总经理室的车辆，保证宾馆领导用车； 熟悉车辆性能，勤检修，勤清洁，使车辆随时处于良好状态； 熟悉交通法规和道路情况，遵章驾驶，确保行车安全； 严守纪律，外出必须请假并通报前往地点，值班时不得擅离岗位； 接到用车通知，必须提前十分钟到达调车地点，发动好车辆； 严守保密规定对乘客在车上的谈话做到不介入、不传播。 第三节 规章制度 一、公文管理制度 公文办理一般包括分级、分办、批办、承办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序； 凡宾馆的收文，由保密室签收等登记；总经理的收文，由总经理室