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秘 书 基 础（第三版） 主编 杨忠慧 第一章 秘书工作概论 学习目标 1. 了解和掌握秘书的概念，秘书工作及其性质，当代秘书工作的主要内容及原则，秘书工作有关方针、政策，现代办公室工作机构与制度，办公室的科学化管理等知识。 2.了解未来社会对秘书和秘书知识与素养、工作方法与手段等方面的要求。 第一节 秘书及秘书工作 先导任务：你所知道的秘书是什么样的？ 完成方式：小组讨论、代表发言。 一、秘书概念的演变 三方面的含义： “宫廷里的秘密藏书”——物 “禁止阅读的一类书籍”——物 掌管以上这些物的人——人 物 人 定义： 秘书是处在统治或领导机关，依附团体或个人，通过掌管文件、处理信息、辅助决策、处理日常事务等工作来完成对其所依附的机关、团体、个人的服务职能的执行和承办人员。 二、秘书工作及其性质 秘书工作最根本的特性是从属于设立他的集团并为其服务——服务性。 秘书工作不处于决策地位，而是依附于、从属于一定的国家、统治集团或社会其他集团、个人，为其做参谋、服务工作。这便是秘书工作的又一主要特性——辅助性。 秘书工作是由秘书或秘书人员从事的、为领导决策和领导机关工作直接提供辅助性和服务性管理活动的一种社会职业工作。它明显地具有辅助性和服务性的基本性质。 三、我国现代秘书工作的特点 （一）从属性：增强秘书工作人员的服务态度，更好地做好“三服务”工作。 （二）政治性：入世后的党政、企业的秘书，在政治思想方面更应不断提高自己的素养。 （三）事务性：秘书工作的事务性，主要体现在为领导机关和领导同志服务时对各种事务性工作的处理上。 （四）被动性：秘书工作的被动性，是由秘书工作的从属性特点和服务性宗旨决定的。 （五）综合性：秘书工作的综合性特点，是由秘书部门的综合性和秘书工作内容的综合性决定的。 （六）机要性：严守保密纪律是对秘书工作的基本要求之一。秘书工作者必须具有良好的保密观念，养成良好的保密习惯。 四、秘书工作的地位和作用 （一）参谋作用 秘书工作的参谋作用体现在秘书工作的各个方面，最突出地体现在对领导决策的辅助工作上。 （二）助手作用 它具体体现在为领导机关服务的各项事务之中，包括办文、办会、办调查、办信息、办协调、办信访、办接待、办交通、办值班，办电话等各项具体事务性工作。 （三）提供信息作用 向领导提供信息是秘书工作的重要任务，也是秘书人员发挥参谋助手作用的重要方式之一。 （四）协调作用 秘书部门是单位的综合办事机构，处于枢纽的位置，协调好内部关系和外部关系便成为秘书工作的基本职能。 第二节 秘书工作主要内容及原则 一、秘书工作的主要内容 （一）辅助决策 （二）文书处理和撰制、文书立卷和档案管理工作 （三）信息工作 （四）调查研究工作 （五）会务工作 （六）保密工作 （七）督查工作 （八）信访工作 （九）印信证章管理工作 （十）机要交通和通讯工作 （十一）值班门卫和接待工作 （十二）机关内部管理工作 （十三）领导交办的其他工件 二、秘书工作的基本思路 （一）“一项基本任务” （二）搞好“三服务”、实现“四个转变”、加强“三化”建设 （三）实行“两个结合” （四）突出“三项重点工作” （五）搞好“四项建设” 三、秘书工作的原则 （一）准确原则 （二）迅速原则 （三）保密原则 （四）实事求是原则 第三节 办公室工作机构与制度 一、办公室机构的设置 （一）办公室机构设置的原则 1 .精干必要 2 .高效有力 3 .整体规划 4 .合理原则 5 .层次管理 （二）办公室的机构设置 1 .我国现行办公室的体制，一般分为5个层次： （1）中央一级的办公厅。 （2）省一级的办公厅。 （3）厅一级行政机关或大型企、事业单位的办公室。 （4）厅以下机关及中型企、事业单位的办公室。 （5）基层单位的办公室 。 2 . 办公室组织机构的繁简、层次和人员的多少，由它所属机关或单位职权大小决定。 3 . 企业的秘书机构设置情况 企业秘书部门的设置和人员构成主要取决于企业经济活动的需要。 商务秘书是指在各种工商企业中从事秘书工作的一类人员的总称。 任职阶梯： 前台（接待）文员→行政文员（秘书） →行政助理→行政主