各国电子文件鉴定作法.PDF

第四章 各國電子文件鑑定作法 第一節 電子文件鑑定 一、檔案鑑定 (一)檔案鑑定定義 關於檔案鑑定(Appraisal)的定義，根據美國檔案人員學會(簡稱 SAA)出版的《檔案工作者、手稿館員和與文書管理者基本詞表》(A Basic Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers)中，有關「檔案鑑定」的定義為： 根據文書在現行行政、法律與財務方面的用途，其具有證據、資 訊價值、編排方式，及文書的原始性，以及與其他文書間的關聯性， 從而判斷其價值，以決定處置文書的過程。（註1） 檔案學者薛理桂將檔案鑑定歸納為： 檔案典藏單位對於所收到的檔案 、文件，根據一定的標準與方 法，判斷其內容的價值，以決定是否收藏的過程。（註2） (二)檔案鑑定的重要性 檔案鑑定可說是一種選擇的過程，針對文書進行判定是否具有長 期保存的價值，移轉檔案館的文書一旦經過檔案鑑定後，該檔案將長 久保存在檔案館，需要耗費人力維護、佔據寶貴的館藏空間，影響可 謂深遠。（註3）檔案鑑定即是決定何種文書典藏的前置過程，因此鑑 定的工作對於決定何種文書應保留，何種文書又需要銷毀，有其明確 的作法。 1983 年一位美國檔案管理人員伯納(Richard Berner)就提出檔 案鑑定的理論必須迫切的關注，他提出警告：「假若我們延誤得更久， 我們將被無用的文件與各種形式的機讀記錄所覆蓋，無法加以分辦哪 些是值得保存的文件。」。（註4）因此在現代政府或私人機關、學術 51 領域中，文書的數量日益增加的情況下，必須藉由鑑定的過程來達到 減量，以保存真正具有價值的文書。 檔案鑑定工作的最終目標是增加檔案館的館藏，是檔案館完成檔 案採訪功能的一項工具，鑑定工作不但是檔案管理專業中的核心工 作，更是不斷重複的重點。（註5）檔案鑑定不但是檔案館館藏的一種 手段，而且還藉著鑑定來達到文化傳承的功效，將重要的檔案、史料 加以選擇保存，為世代留下記憶。 (三)檔案鑑定理論 1.謝倫伯格鑑定理論 謝倫伯格(T.R.Shellenberg)認為現代文書的鑑定，主要依據文 書所含之主要價值(Primary Values)和次要價值(Secondary Values) 來判斷。主要價值即檔案產生單位的價值，根據產生單位的目的，可 區分為行政價值(Administrative Value)、法律價值(Legal Value)、 及財務價值(Fiscal Value)。（註6） 次要價值則可分為證據價值 (Evidential Values) 和資訊價值 (Informational Values)兩類。（註7）證據價值是針對政府執行業務 活動產生文書中來證明單位的組織及功能；而資訊價值則藉由文書的 唯一性、型式及重要性來判別。 2.宏觀鑑定理論(Macro-Appraisal) 此為加拿大國家檔案館(National Archives of Canada,簡稱 NAC) 所發展出來之檔案鑑定理論，鑑定方法採用「由上而下」(Top-Down)， 主要考慮檔案的產生機構，而非以個別的文件為重點。（註8）以機構 為整體的考量，評估其功能、計劃、決策過程、內部組織、結構與業 務等項目。 52 二、電子文件鑑定 (一)電子文件鑑定發展 傳統紙本式的鑑定工作是將重點放在文件內容的分析上，這種鑑 定方法前提是紙本式文件可直接從文件本身中獲得其價值，這樣的方 式並不能適用於系統依賴性特質的電子文件。（註9）電子文件鑑定工 作在1978年杜勒斯(Charles Dollar)於NAR