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备忘录、外事函电的撰写要领和范文 　　一、备忘录的概述 　　这里所说的备忘录有两个含义： 　　(一)在外贸业务磋商过程中，参加洽谈的双方人员各自为了随时检查不致遗忘，把洽谈中的问题与对此问题的观点、见解作摘要记录，即所谓录以备忘式的文件，纯系己方使用，以便在必要时用以提醒与提示对方注意某个问题的见解，以利于洽谈的继续进行。 　　(二)在外贸业务洽谈时，经过初步的探询、讨论后写下的文件，记载双方达成的谅解与承诺，以界定双方责任，作为今后双方交易或合作的依据，或者作为进一步洽谈时的参考。 　　二、备忘录的写作格式 　　一般的备忘录写作格式如下： 　　(一)开头：包括发文机关名称、地址、发文日期、电报挂号等。 　　(二)收文人的姓名、职务(职称)、地址。 　　(三)称呼用语。 　　(四)事由。即文中的主要内容，置信笺正中，称呼用语前面。 　　(五)正文。 　　(六)结束语。 　　(七)署名。 　　三、外事函电的概述 　　外事函电指参与外事工作的国家机关、企事业单位为相互商洽业务、询问和答复问题，请求上级主管部门批准的公文。它具有在外事工作领域起指导、记载及凭证的作用。 　　四、外事函电的写作要点 　　外事函电与常用公文中的函电一样，写作时要言简意赅，措辞要质朴，并与本单位职权、身份相符;忌下笔离题万里，应开门见山，让人一读便得要领;要把握好写函分寸，严格区别公函与便函、公函与请示，不可混同使用。 　　备忘录、外事函电经典范文 　　范例1　备忘录 　　备忘录 　　中国公司分公司(简称甲方)与国公司(简称乙方)的代表，于年月日在中国市就兴办合资项目进行初步协商，双方交换了意见，达成了谅解，双方的承诺如下： 　　一、依据双方的交谈，乙方同意就合资经营项目进行投资，投资金额大约为万美元。投资方式待进一步磋商。甲方所用于投资的厂房、场地、机器设备的作价原则和办法，亦待进一步协商。 　　二、关于利润的分配原则，乙方认为自己的投入既有资金，又有技术，应该占60%～70%，甲方则认为应该按投资比例分成。此项没有取得一致意见。但乙方代表表示，利润分配比例愿意考虑甲方的意见，另定时间进行协商确定。 　　三、合资项目生产的产品，乙方承诺在国际市场上销售年产量的45%，甲方希望乙方能提高销售额，达到70%，其余的在中国国内市场上销售。 　　四、工厂的规模、合营年限以及其他有关事项，均没有详细地加以讨论，双方都认为待第二项事情向各自的上级汇报确定后，其他问题都好办。 　　五、这次洽谈，虽未能解决主要问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触，以便进一步商洽合作事宜，具体时间待双方磋商后再定。 　　中国公司分公司　　　国股份有限公司 　　代表(签章)　　　　　代表(签章) 　　范例2　外事函电 　　省教育委员会关于同意大学延长护照的函 　　中华人民共和国驻日本大使馆： 　　大学是年4月由我委派到日本九洲大学攻读学位的自筹经费留学生，现已获得博士学位并转到通商产业省四国工业技术研究所做博士后工作。最近，该同志向我委申请，由于其所持的因公普通护照将到期，要求延长护照以继续完成研究。经研究，我委同意同志延长护照5年，即从2000年9月至2005年9月止。请按规定予以办理有关护照延长手续。 　　省教育委员会 　　二〇年月日