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表格填写规范教程 制作时间：2018年03月22日 表单规范填写 目录 ◆目的 ◆适用范围 ◆职责 ◆过程要求 目的： 规范质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮和处理。 确保质量记录的有效性和完整性 提供产品质量可追溯性，以证实产品与归档要求的符合性以及质量体系运行的有效性。 适用范围： 所有使用的点检，保养、检验记录以及报表表单。 职责： 1、质量部制定质量记录管理程序，监督各部门记录管理状态，以保证质量活动的可追溯性。 2、各部门文档管理员负责监督各职能部门的质量记录的使用、传递、归档和保管。 3、各部门负责人负责确定并策划本部门质量记录的产生、收集。使用与保管；审核质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。 4、记录人员应保证记录的真实性、准确性和规范性，并及时按规定程序传递。 5、文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保管，对采用计算机贮存的记录应予备份。 过程要求： 字体颜色 在正常填写表单时（含签名）仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。 在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。 日期格式 表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。 表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。 日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。例如：2013年11月3日应写为2013.11.03 签名、字符、符合的格式 表单需要签名时，主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中午全称，易于辨识。 表单内填写的文字，数字，字母等，须工整易于辨识。 表单需填写符合（“√”“×”）时，必须按照表单的备注规定要求填写，符合必须工整规，不可擅自填写和创造非规定的符合。且必须填写在栏目居中处，不能超出表单格式框线。 实测数据的填写 填写实测数据时要按表单备注要求精准到相应的小数点。 填写实测数据时要按表单备注要求确认是否需要填写数值单位。 实测数据超出规定的上下限时，需要按要求在指定位置注明原因及处理措施和时间。 实测判定结论要按表单备注填写，不可随意填写“√”、“×”、“ok”、“/”等。 实测数据必须填写在栏目居中处，必须工整规范易于辨认，不能超出表单格式框线。 清洁、干净 表单已填好的信息不许涂改。确认笔误需要修正时，不许乱涂乱画，仅需在原信息上用蓝色笔划“—”，然后在旁边用蓝色吧填写正确信息并签名 表单整体要保持清洁、干净，边缘不能破损，表单正面与背面空白不能乱涂乱画 表单集在一起需要设置封面时，封面要整洁、干净，信息规范清楚。 其他特殊要求说明 所有表单如需黏贴，悬挂，必须保持美观整洁 当表单需要使用透明塑料套固定在机器设备或墙壁等上面展示时，塑封套背面如需贴双面胶或磁性贴的，则双面胶或磁性贴要呈现“=”字型，以A4纸为例，如需横向黏贴，则在长方形的两长边沿边缘平行帖“=”字型的双面胶或磁性贴。 当表单需要装订时，要预留好装订位置，避免因装订时打孔导致填写的信息受损。 打印表单时，要预调好打印格式，确保打印出的表单上的表格框线条要完整清晰。 打印表单时，要确保打印机保养完好，不会因卡纸导致表单起皱，或因漏黑粉导致表单脏污。 为确保填表人员了解该如何正确填写表单，表单应在下发尽可能注明详细的填写 参照要求