韩山师范学院外事类档案管理实施细则-综合档案室.docVIP

韩山师范学院外事类档案管理实施细则 一、外事档案工作的基本原则 (一)本院外事档案指的是本院与国(境)外高等学校、科技机构及个人在教育、科技和生产合作、学术交流、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像等载体文件材料（包括相应必要的电子文件）。 (二)我院在涉外活动中形成的外事档案，是学院档案的重要组成部分，实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和有效利用。 (三)学院负责外事管理工作的职能部门，应将外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度之中，落实到外事工作人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。 (四)学院外事工作管理部门要有一位负责人分管外事档案工作，并指定兼职档案员，负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。 二、外事档案归档范围的确定 (一)归档原则 1、归档保存的外事档案，必须对学院和社会的当前与长远具有参考价值、凭证作用，有史料和研究价值。 2、归档的外事文件材料，必须反映本院外事管理、与国（境）外高校、科技合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程，保证其完整、准确、系统。 3、归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现我院涉外工作的职能和特点。 (二)归档的主要内容 l、归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出国(境)和国(境)外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、校际合作、科技合作、留学生工作等方面，具体的归档范围见（附表）。 2、本院人员在国(境)外获得的证书、奖状、奖章、奖品等（归档方式可存原件或复印件、影印件）。国(境)外团体或个人赠送给我院的纪念品、礼品及登记表、清单，捐资建设的有关文件材料等。 3、归档的重点应是属重大涉外和校际合作、科技合作、留学生工作和资助我院办学建设等方面的各种载体文件材料。 三、外事档案的立卷与归档要求 (一)外事文件材料的形成积累 l、与涉外活动有直接联系的各单位或个人，须按本单位或个人参与涉外活动的程序、形式，积累收集外事文件材料，重要的和经常使用的应酌加副本。 2、归档的外事文件材料，必须字迹工整、图样清晰。 3、凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国(境)外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。 4、聘请国(境)外专家、学者、教师(含客座教师)来校任教、讲学、合作研究的有关部门，在任教、讲学、合作研究结束时，应将须归档的文件材料收集、整理、立卷后送学院外事管理部门，由外事管理部门审核后移交学院综合档案室。 5、接待国(境)外专家，学者来校访问和作学术报告后，外事管理部门须将该归档的文件材料收集，整理、立卷，审核后移交学院综合档案室。 6、接收国(境)外留学生和授予国（境）外学者、著名人士名誉称号的有关材料，由学院外事管理部门收集整理、立卷后向学院综合档案室移交。 (二)整理组卷 1、根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。 2、对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、 请示报告、上级批复与国（境）外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出、回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。 3、外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件用缝纫机装订后装盒保管。 4、幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。 5、以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。 以盒(袋)装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。 (三)归档要求和归档时间 1、学院外事管理部门的兼职档案员应在次年4月底前，将上年度应归档的外事档案，向学院综合档案室移交。 2、移交的文件材料应完整齐全，符合要求。 3、移交时填写移交清册，移交清册一式二份，双方各执行一份。 四、外事档案的管理 (一)