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上海第二工业大学外事类档案管理办法 (试行) 外事类档案（以下简称外事档案）主要包括外事综合管理、出国出境、来校任教、讲学、进修、访问考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。为了提高本校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，根据《普通高等学校档案管理办法》有关规定，结合本校的实际情况，特制定本制度。 一、外事类档案归档范围和保管期限表（见附表） 有关外事工作规章制度、计划总结、统计报表、简报、会议记录等； 出国（境）人员审批文件，国际学术会议和学术论文，出国讲学、进修、考察访问，比赛、竞赛材料； 邀请外籍人士参观访问计划、批复与来往信件； 外籍老师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料； 来校进修、短期培训研究的外籍人士、国际比赛、竞赛等材料； 中外合作办学，校际交流协议、合同、项目纪要、合作项目成果材料； 授予外籍人员名誉称号及国际会议有关材料。 二、归档手续和要求 1. 根据外事文件材料形成规律以及内容、价值、数量、密集和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查找利用的原则组卷； 2. 凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在回国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给校办外事管理兼职档案员进行验收后归档，财务部门方可报账结算； 3. 归档外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写、字迹工整、图案清晰； 归档时要履行交接手续，认真填写移交清单，一式二份，双方各执一份。 三、归档时间和份数 1. 外事文件材料一般归档一份，重要的和经常使用的应酌情加副本； 2. 外事档案在次年六月底前归档。 附表： 外事类档案归档范围和保管期限表 WS11 综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关外事工作的文件材料 短期 2 学校有关外事工作的规章制度、计划、总结、简报等 长期 3 外事工作的统计报表等 永久 4 外事工作的会议材料 长期 WS12 出国（境） 序号 类目名称 保管期限 1 上级对出国（境）人员的有关文件材料 长期 2 国际学术会议论文 长期 3 投寄国外的学术论文 长期 4 出国（境）人员考察、访问材料 长期 5 出国（境）讲学、研究人员有关材料 长期 6 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 永久 7 国际比赛、竞赛材料（在国外） 长期 WS13 来校 序号 类目名称 保管期限 1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 长期 2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长期 3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 永久 4 国际比赛、竞赛材料（在国内） 长期 WS14 国际合作与会议 序号 类目名称 保管期限 1 中外合作校际交流、办学协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永久 2 本校（院）完成的国际合作项目、成果等材料 永久 3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长期 4 授予外籍人员名誉称号的材料 永久 5 双方互赠的礼品、纪念品 长期 6 国际会议的有关材料 长期 1