会销策划与管理.ppt

第九讲 会议营销策划与管理 制作： 旅游规划系 会展教研室 余晨杰 教学目标 通过对本章的课堂学习,要求学生 1. 复习上一节的内容(通过总结上一节课的讨论题) 2.本节教学要求: 通过对本节的课堂学习,要求学生: 掌握: 会议的主要操作流程 熟悉: 会议策划、选址、营销等主要内容 了解: 会展安全管理 3. 教学方法: 课堂讲授,学生讨论 4．重点:会议流程策划 难点: 会议营销策略 会议的类型: 根据会议举办主体划分:(协会会议/公司会议/其他组织会议) 根据会议活动内容划分: ( 商务型会议/度假型会议/文化交流会议/专业学术会议/政治性会议/培训会议等) 二.会议的分阶段流程策划 会议有规模大小和时间长短之分, 但会议流程基本相似. 分为:会前准备阶段、会议实施阶段和总结与评估阶段 1.会前准备阶段:是会议的事前计划, 是为了达到会议目标而对各项工作的系统安排, 分为: (一). 会议策划:是就即将召开的会议的会议的名称、时间、地点和规模、主题和议题﹑会议的受众(主讲人和听众) ﹑会议议程﹑会议预算和赞助﹑会议的执行方案及危机应对等整体过程的筹划。一般较大型会议策划应成立专门策划委员会承担 是对会议负责的团队,由主办者内部成员构成. 会议承办者会与策划委员会一起合作.其工作包括: (1). 制定目标:具体的以书面形式落实. 明确策划委员会与承办者的关系, 向谁负责( 一般为会议主办者或主要利益单位), 何时结束使命(一般为会议具体实施时) (2).确定人选和具体工作:报告即策划委员会人员是内部指定或外部指派(承办者认为有必要时)。 具体工作内容：制定会议总体预算﹑会议现场实地考察﹑设计会议评估指标和审核工作记录等宏观事宜。 (3). 具体会议策划方案: 5W法： (WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW) WHO :谁被邀请/与会人数(主讲人, 分演讲人等) WHAT: 会议是何形式(合作式/协会式/政府类), 直接影响预算. WHEN: 组织会议的有效时间(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素. WHERE: 选址(一般先确定大地方再小地方, 考虑交通因素) WHY: 会议的明确目标 HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间/设备/餐饮/娱乐等;) 会议的策划流程如下： 确定会议主题、 准备会议方案、 邀请主讲人员、 会议召开、 会后总结、 会议危机管理方案、 会议预算和赞助办法等。 a. 收集市场信息: 为了使会议的内容有的放矢，要多方收集市场信息，对该行业做深入的研究，努力抓住行业热点问题，为下一步确定会议主题提供详实的背景资料和参考依据。可采用调查问卷，人员拜访，组织讨论会等收集信息。 b. 会议主题： 一定要能紧紧把握时代脉搏、能切实反映该行业某一领域发展动态。会议的主题要有创意，并且要具备以下特征：前瞻性、总结性和时尚性。 为了更好地确定会议的主题，办展机构可以征询相关科研机构、大专院校有关专家的意见，也可以对行业中的各类企业展开调查，让它们提出一些建议，在此基础上，办展机构再综合各方面的意见，并结合展会的定位，确定会议的主题。 c. 准备会议方案： 准备会议方案。会议方案是有关会议召开的具体实施计划一定要做到详尽周密、高效协作。会议方案一般包括以下几方面的内容： 会议的名称、时间、地点和规模。 会议的主讲人和听众 编制会议议程 会议资料的准备 会议的召开方式 c. 准备会议方案： 会议预算 预算制定包括: (1). 主办者明确会议的赢利利润或收支平衡(预计收支表),根据会议类型的不同而异. (2). 理清费用(固定费用和可变费用). 固定费用: 场地/设备租费;厂讲演者酬金; 市场费(宣传手册/邮寄广告/新闻稿/记者招待会); 行政费(会务管理/会场装饰);运输保险费/差旅费; 可变费用(餐饮/住宿/娱乐/文件费) c. 准备会议方案： 会议接待计划 制定会议危机安全管理方案 :会议安全管理的含义: ( 客人/员工的生命财产及企业财产安全; 客人的商业机密和隐私安全; 公共区域次序和企业经营活动的安全; 消除各类威胁上述情况的隐患因素. 会后总结 思考讨论题目（课堂让学生分组讨论）: 1． 收集有关会议信息包括哪些方面？ 2． 客户对会议的纷争投诉可能会是哪些？ (二).会议选址: 1. 会议地点类型:会议地点的设施, 环境和工作人员的服务水平是影响会议的关键因素. (1). 酒店: 一般有会议设施, 适合中小型会议(会议形酒店) (2). 会议中心:广义(提供会议全部设施和会议