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吉林体育学院教学档案管理规定 （讨论稿） 为了进一步提高我院教学档案管理工作的质量和水平，充分发挥教学档案在教学管理、教学活动、科学研究等各项工作中的作用，为各种教学评估以及教学考核工作提供可靠的依据，逐步实现教学档案管理工作的标准化，规范化和现代化，更好的为学院发展服务，根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》和教育部教学评估中心有关文件精神，结合我院实际，特制定本管理规定。 一、教学档案工作的基本原则（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料均属教学档案。 （二）教学档案是衡量学院教学管理水平和教育教学质量及文化科技水平的重要标志之一，也是学院档案的主体、核心和重点。 （三）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 （四）教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分，必须纳入教学工作计划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的依据之一。为此，做到四个同步：下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与学院档案出具归档证明同步。（五）管理部门和教学单位应明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员，统一管理本部门、本单位的教学文件材料，并学院档案管理部门。 （六）各管理部门和教学单位在教学过程中形成的、具有查考保存价值的文件材料（包括底稿），都必须由兼职档案员收集齐全，分类积存，于整理立卷 二、教学档案归档范围 教学档案归档范围的确定，应从实际需要出发，从学院和教育事业的延续、发展与提高出发，以国家的教育方针政策为指导，全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、社会性，准确地确定教学档案的保存和保管期限，以保证教学档案的完整、准确、系统。 （一）凡在教学管理和德、智、体教学实践各个环节活动过程中形成的、并有保存价值的不同载体的文件材料，都应整理、立卷、归档。 （二）归档的主要内容包括教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课程建设、毕业生工作、学位工作、教材等方面，具体范围见附件。 三、教学立卷与归档（一）形成与积累 ?1．新学年开始后，各系的兼职档案员应自觉地做好新一年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。 2．教学管理部门向各系发放各种统一的教学文件材料表格、登记表（卡）等。 3．归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。 4．学院档案管理部门应随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件材料的积累工作。 （二）整理组卷 1．坚持由教学文件材料形成部门（单位）立卷归档制度。由各系、各部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料整理归档2．根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。 （三）归档验收 ?1．由归档人员填写归档说明书。 ?2．移交档案时交接双方必须当面检查验收。检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切；凡不符合要求者，接受人应拒绝接收，并限期改正补交。 3．移交时双方填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。 4．教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。其他各类文件材料均在当年寒假前一次性归档。 四、教学档案的管理（一）学院教学档案（）学院教学档案负责院教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用。 （三）保管期限和保密期限已满的教学档案经档案鉴定小组鉴定，出处理决定。 （）教学档案保管期限分为永久、长期。 （）教学档案的补充和修改 1．各系和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后，补充归档。 2．凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准。未经批准，不得修改任何文件材料。 五、教学档案工作岗位责任（一）主管教学工作院领导的职责 1．组织学习贯彻有关法规、政策，把教学档案工作列入学院工作计划，在经费、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。 2．定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。 （二）教学档案管理部门的职责 1．制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。 2．加强与的联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。 （三）各部门兼职档案员职责 1．做好部门本单位教学文件材料的形成、积累工作。 2．将收集、积累的文件材料整理组卷装订，做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐，并学院教学档案及时将保存的教学档案向教学档案3．做好存放在部门本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。 （四）教研室的职责 1．负责收集本教研室的教学文件等，向所在单位兼