日常借、请款报销制度修改版.doc

借、请款及报销制度 第一条 按照谁借款谁归还的原则，不准代他人借款，更不得以他人名义借款自用。 第二条 日常借、请款当月借款必须在次月内报销（或销账），确因客观原因需延期时，须事先以书面形式报经总公司财务部审核，总经理和董事长审批，否则，扣发当事人当月工资，直至销清全部借款。 借、请款只限于本公司员工，如销售人员，日常办公/耗材采购人员外，其他人员不得借款（除董事长特批外）。 借、请款必须严格按规定的审批程序办理。若遇分公司负责人不在公司或经特别授权时，由其授权人代为办理审批，事后由出纳补办有关手续。凡不按审批程序、资料不全、项目填漏、领导批示不明确等情况，无论紧急与否，出纳一概不予受理，由此产生的后果由经办人自负。 若属分期付款的请款，请款人必须提供付款依据，并附上《分期付款跟踪表》，在付最后一笔款时，必须核对清账目，且拿回发票再支付。 报销票据必须是合法的正式发票。 所有报销发票必须是套印有“全国统一发票监制章XX市国家（地方）税务监制”的新版发票，收据（税务部门认可的除外）、白条、不按规定要求开具的发票均不能作为费用报销凭据。 特殊情况：因不能取得合法的发票，而只取得收据（财政票据除外）、白条的，则必须由此项费用报销人员提供其他合法的票据代替，且报销项目与所提供发票名称、项目一致。 原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。 原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。 不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。 对同一事项的请款与报销应分开办理。请款时报批一次，持发票报销时须再报批一次，并附上请款审批单（复印件）。申请支票付款时，当月取回发票凭证的，不需再执行报销审批程序。 出纳应每月清理一次个人借款，对当月不能进行借款清理的，应列出明细清单进行通告并督促。 对丢失支票或单据的人员，视其情节轻重，可分别给予经济处罚或行政处罚，造成经济损失者，由责任人负责赔偿。 使用现金和银行转账支票的界定 出差省外携带现金，一般人员每人每次原则上，最高不超过2000元。分公司负责人每次原则上，最高不超过5000元。凡超过上述限额的，应办理非现金结算手续或自带汇票。 省内开支费用所需现金，分公司负责人不超过3000元。凡超过上述限额，必须使用非现金结算。 单位之间的经济往来，一般使用银行转账支票，确需支付现金时，结算不得超过2000元，超过2000元的，一律使用非现金结算。 出纳人员必须认真执行上述规定，若有违反，视其情节轻重，分别处以批评、罚款、降级、直至辞退处罚。造成经济损失的必须赔偿。 请款及报销必须同时报送的其他资料： 借款申请有关规定 （1）申请工程款项时，必须同时呈报以下资料报批： A．《工程合同》或《加工协议》，第一次付款时，必须呈报。 B．发票。 （2）申请物料消耗品和办公用品款项时，必须同时呈报以下资料报批： A．《采购合同》或《采购订单》，零星采购不必呈报。 B．发票。 （3）申请固定资产采购款项时，必须同时呈报以下资料报批： A．《购销合同》。 B．发票。 （4）申请现金借款时，同时呈报以下资料报批： A．分公司负责人批复的文件。（如分公司负责人借款必总公司董事长审批） B．《借款审批单》。 （6）销借款（支票）或现金报销时，同时附送以下资料报批： A．《支付证明单》或《费用报销单》先报批。 B．《出差申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。 C．《招待费用申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。 D. 发票。 招待费申请表： 招待费用申请表 客户： 姓名： 职务： 事项： 申请人： 审批人： 借款/报销流程图： 经办人 流程图 相关文件及表单 借款人/报销人 《借款单》《出差申请单》或《费用请款单》《差旅费报销单》 部门负责人 会计/财务部负责人 分公司负责人 出 纳 借款人/报销人 填写《借款单》《出差申请单》或《费用请款单》《差旅费报销单》 签收 审批 核准 批准 付款