计算机类011提高EXCEL录入速度十招.docVIP

提高EXCEL录入速度十招　第一招--内嵌序列法。如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用EXCEL内嵌的序列来实现其快速输入： 　　先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如甲、乙）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为填充柄），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如丙、丁、戊……）依序自动填入相应的单元格中。 　　第二招--右键拖拉法。有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列：2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成： 　　先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（如图 1），选等比序列选项，则该序列（2、4、8、16……）及其单元格格式分别输入相应的单元格中（如果选等差序列，则输入2、4、6、8……）。 　　 　　第三招--定义序列法。单位里职工的姓名是经常需要输入的，有的职工姓名中含有生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好职工姓名序列，以后输入就快多了： 　　将职工姓名输入连续的单元格中，并选中他们，用工具→选项命令打开选项对话框（如图 2），选自定义序列标签，先后按导入、确定按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第1位职工的姓名），用填充柄即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。 　　 　　第四招--自动更正法。因工作的需要，我常常需要将一些国家标准的名称（如《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]）输入单元格中，对这些文本的输入要求即准确又必须统一。我利用自动更正功能解决了为一难题： 　　用工具→自动更正命令，打开自动更正对话框（如图 3），在替换下面的方框中填入G300，在替换为下面的方框中填入《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]，然后按确定按钮。以后在单元格中输?quot;G300（注意：G一定要大写！）确定后，系统会自动将期改正为《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]，既快速又准确、统一。 　　 　　特别需要指出的是：如果表格中需要文本G300时，你可以先输入G3000及后面的文本，然后再将1删除即可。 　　你可以依照上述方法将有关文本一性定义好，方便以后使用。特别指出的是：在这里定义好的自动更正词条在OFFICE系列其他应用程序（如WORD）中同样可以使用。 　　第五招--函数合并法。我经常需要输入一些施工企业的名称（如马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司等），这些文本大同小异，如果采取上?自动更正法，多了以后自己可能也记不清其代码了（你可以打一外一览表，摆在电脑前供查找），这时我们可以用EXCEL的一个函数来实现类似这些文本的快速输入： 　　假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两后单元格（如A1和B1）中输入文本马鞍山市和建筑安装工程有限责任公司，然后在Sheet1有D2单元格中输入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我们只要在C2单元格中输入第九，则D2单元格中将快速输入马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司文本。 　　对于这一招有三点值得说明：我们可以用填充柄将上述公式复制到B列的其他单元格中，以后只要在C列相应的单元格中输入某企业名称的关键词（如第九），则该企业的全称将填入到D列相应的单元格中。为了便于公式的复制，我们再公式中对单元格的引用采取了绝对引用（如Sheet2A1和Sheet2B1，这部分单元格不随公式的复制而发生变化，加上$符号即表示绝对引用）和相对引用（如C2单元格，我们没有加$符号，该单元格会随着公式的复制而自动作相应的调整）。这样做工作表中就会多出一列（C列），我们在打印时不希望将它打印出来，我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中?隐藏项，即可将该列隐藏起来而不被打印出来。 第六招--一次替换法。有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷： 　　先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X。注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，用编辑替换命令（或按Ctrl+H键），打开替换对话框（如图 4），在查找内容下面的方框中输入代替的字母X，在替换值下面的方框中