第三篇章秘书的沟通与协调.pptVIP

第三章 秘书的沟通与协调工作 ;电子教案模版配色（1）;电子教案模版配色（1）;（一）协调的概念 协调——协商、沟通、调和、调解、调节等。 从管理学角度看，协调是指管理者从系统整体利益出发，运用各种手段，正确妥善地处理系统之间、人们之间的各种关系，为实现系统目标而共同奋斗的—种管理职能。 秘书协调是指在其职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。 ;（二）秘书协调工作的特点和作用 1.秘书协调工作的特点 权力的授予性（附属性） 非职责限定性（全面性） 认同疏导性（非权威性）;（二）秘书协调工作的特点和作用 2.秘书协调工作的作用 是促进组织系统正常运转、提高工作效率的重要手段 能推动秘书工作向深度和广度发展;（三） 协调工作的范围 1.关系协调：是指在处理人与人、人与系统组织、组织与组织的各种矛盾关系中所进行的协调。 （1）横向关系协调：本系统与外系统之间关系的协调；系统内部关系的协调；领导关系之间的协调。 （2）纵向关系协调：上下关系的协调；协调与上级领导的关系；协调与下级组织成员的关系。;（四）协调的原则和方法 2.协调的方法 及时明确需要协调的对象 充分了解协调对象 正确选择沟通协调渠道（面谈、书面、会议、电子媒介等）;（五）协调的艺术 善于观察； 巧用幽默； 换位思考; 灵活应变； 迂回前进； 变通执行; 捕捉时机； 把握环境； 留有余地； 把握关键 ;案例 年末总经班的小赵打电话去财务室催要工资统计表，他捞起电话就嚷道：“财会室吗？我是总经理办公室。今年全年的工资统计表你们做出来了吗？”财会室回答说：“统计出来了。”这位秘书一听极不耐烦的说：“那你们还不快点送过来！我正在给领导写年终总结，急等着要用。别耽误了我的工作。”财会室的人听了这颐指气使的话，很不高兴的说：“我们也正忙着，你自己来抄好了。”叭，电话断了。而此时总经理办公室的另外一位秘书小范也正打电话向人力资源部催要职工档案，他拨???了电话对方很久没接，他并不气恼，待对方接了后主动招呼：“人力资源部吗，我是总经办的小范。你们最近忙吧？”对方有些不好意思说道：“最近确实很忙，忙得都来不及接电话”。小范口气友好的说道：“也难怪你们，年底了大家都忙啊，人事档案整理好了没？你们整理好了没时间送过来的话我去你们那拿好了。”对方一听，更加不好意思了连忙说道：“整理好了，我们马上送过来，这是我们的份内之事，哪能让你亲自来拿啊。”通过上面两位秘书的行为和收到的截然不同的效果，我们可以从中看到秘书在和其他职能部门打交道时应该持有的态度和应该注意的问题。 ;; 有一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道： “听办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一改。” 小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张在书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。”工会主席听了以后心中十分不快：“我小孙子住院一个多星期的，我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今还不知道？他太官僚了！” ;分析与对策 本案例提出了一个问题：秘书应该怎样 “上传下达”？有些人认为秘书的工作只不过是“学学舌，跑跑腿”，秘书的这种“学舌”，就是向下传达领导的指示，向上汇报下级情况。不论是“上传”还是“下达”，都要忠实、准确、客观、全面。但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？答案是否定的。秘书小张就因为不加过滤地传达领导的批评，结果是工会主席对党委书记的批评产生抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的贯彻执行。 秘书在工作中如果遇到领导批评下级在传达时就要加以过滤。党委书记在不了解实情的情况下批评工会主席，根据上面介绍的情况看来：这种批评显然是失当了。但是秘书在这时候不能够把党委书记的原话一五一十地向工会主席传达，而应该换一种方式。例如，他可以向工会主席说： “书记问你上次怎么没有出席会议，显然他不知道你已经向党委办公室请了假，你有机会可以向他说明一下。至于书记催交的工作计划，听说就差我们了，这几天我会抓紧时间把计划定下来。”这样的工作方法才真正是秘书应该做到的工作方法，它既传达了书记的意见，又不至于加深误解、激化矛盾，这就是所谓的“过滤术”。 ;老总的照片 这是一家以家电制造为主业的上市公司。最近，公司为了实现产业升级，正在收购一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司在股票市场上的大幅波动，两家签订了严格的保