档案管理学》课件.pptVIP

密集架 防紫外线的档案密集架库房 清华大学档案密集库 档案库房管理 库房管理是档案保管工作的主要体现形式。 （一）进出库制度 （二）库房温湿度控制 封闭库房 人工调控 （三）“八防”措施 档案库房管理 （四）库房及装具的有序化 库房的编号 为所有的库房编一个总的顺序号； 根据库房所在地的方位及库房建筑的特征进行分区编号，如“东一楼”、“东二楼”、“西一楼”、“西二楼”等，然后再以建筑物为单位编层号和房间号。 档案库房管理 （四）库房及装具的有序化 库房装具的排放 整齐一致 避光通风 空间利用 统一编号 每一单元内的所有装具按某一排列走向和顺序依次编列号或排号、柜架号、格层号，号码一般采用阿拉伯数字。 档案库房管理 （五）档案在装具中的存放方式 竖放：方便利用 平放：利于保护档案，但存取不方便。主要适用于珍贵档案、质地较软、幅面宽大的档案。 档案库房管理 （六）档案存放秩序的维护与管理 档案存放位置索引 装具所存档案标识牌 档案代理卡 （七）定期检查、清点 档案库房管理 （八）全宗卷 定义：所谓全宗卷是指在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷。 作用 构成 档案使用过程中的维护与保护 档案保管工作分为两个基本方面：一是库房管理，二是档案使用过程中的维护与保护。“维护秩序”与“实体保护”贯穿于两大方面。 档案使用过程中的维护与保护制度 档案使用的登记与交接制度 档案使用行为的管理与限制制度 档案使用过程中的维护与保护 档案使用过程中的维护与保护方法 量与顺序的控制 对利用行为的现场监督与检查 利用方式及利用场所的限制 对重要档案的保护性措施 电子文件的保管 电子文件的保管分为载体的保管和信息的保护两个方面。其中对信息的保护是保管工作的重中之重。 （一） 电子文件信息保护的内容 保护“原始性” 电子文件的生存环境导致“原始性”不断变化 电子文件信息的动态性对其“原始性”产生巨大的冲击 电子文件与载体的分离性，导致无法通过载体来判断其原始性 电子文件的制作过程的虚拟性，使得“原始性”界定很困难 电子文件的保管 （一）电子文件信息保护的内容 保护电子文件的完整性 电子文件的完整性包括载体的完整与信息的完整两个方面 影响信息完整性的因素主要有： 人为因素：如计算机命令、人为的操作等 不可抗力：如电源断电、磁干扰等 电子文件的保管 （一）电子文件信息保护的内容 电子文件信息的真实性、可靠性的保护 电子文件信息的可存取性、可利用性保护 电子文件的保管 （二）电子文件信息保护的管理措施 加强对电子文件相关人员的管理，提高信息保护意识 电子文件制作过程既要职责分明，又要分工合作 建立健全电子文件信息运转全过程保护的管理制度 建立电子文件管理的记录系统 电子文件的保管 （三）电子文件信息保护的技术措施 防火墙技术 身份验证： 所知信息（如口令） 所持实物（如磁卡） 所具特征（如指纹、语音） 电子文件的保管 （三）电子文件信息保护的技术措施 加密技术 联机文件加密 脱机存储器加密 通信加密：采用“双密钥”进行加密（即加密密钥和解密密钥） 电子文件的保管 （三）电子文件信息保护的技术措施 防写措施 防治病毒，安装防病毒软件 签署技术 ：光笔签名、数字签名 采取备份和镜像技术 刷新与迁移 第八章 档案的检索 第一节 档案检索概述 第二节 档案著录 第三节 档案标引 第四节 档案检索工具 第五节 档案的计算机检索 第一节 档案检索概述 档案检索的含义及一般过程 （一）含义 档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作。 （二）检索的一般过程 存储阶段：著录标引 编制检索工具 查检阶段：确定查找内容 查找 立档单位与全宗历史考证 定义： 立档单位与全宗历史考证是一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概括性记述说明的文字材料。 立档单位与全宗历史考证 立档单位沿革，一般包括以下内容： 立档单位概况：性质、任务、职权范围等 立档单位活动的情况 立档单位内部组织机构的设置及其职能，机构的变化情况 立档单位文书工作制度及其变化情况，文件处理中使用的各种印章戳记及其作用 立档单位与全宗历史考证 全宗状况，也就是一个立档单位的档案情况，一般包括： 全宗档案内容与成分的概况 全宗的历史 档案现状 档案被利用的情况 档号 档号的构成： x x x x - x x x - x x x - x x x 件（页）号 案卷目录号 案 卷 号 全 宗 号 档号 档号的作用 固定全宗内案卷和案卷内文件的排列顺