学院二级学院档案建设与管理试行办法.docVIP

学院二级学院档案建设与管理试行办法 （征求意见稿） 第一条 为了深入推进全校档案集中统一管理，进一步规范二级学院档案工作，重视和加强软硬件建设，建立和完善与校院体制相适应的二级学院档案工作运行与管理的新体制和新机制，特制定本试行办法。 第二条 二级学院的档案指在教学、科研、党政管理等活动中直接形成的对学校和社会有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、磁盘等不同载体形式的历史记录。 第三条 二级学院档案是全校档案集中统一管理的重要组成部分，二级学院档案室是学校档案馆的二级机构。为切实贯彻落实新的《高等学校档案管理办法》，加强二级学院档案建设与管理，学校自2009年起将档案工作纳入各单位部门年度考核责任目标。 第四条 为了确保二级学院档案的完整、准确、系统，从领导到各有关人员都要有档案意识。各个学院要把档案工作纳入本单位工作计划、纳入领导议事日程、纳入各个岗位的职责范围；在对专项工作进行布置、检查、总结和验收的同时，要对档案工作进行布置、检查、总结和验收。 第五条 各二级学院党政领导要高度重视和支持档案工作，要明确分管档案工作的领导和专(兼)职档案员，明确专(兼)职档案员的工作职责,要确保档案工作在用房、设备实施、装具材料、人员培训和经费等方面的基本需要。 第六条 二级学院归档范围分以下四类： （一）党群档案 1、分党委、总支(支部)工作计划、总结和会议记录、纪要(30年)； 2、党的工作的规章制度及党的活动的有关文字、声像等档案(30年); 3、党建工作的材料(30年); 4、团委、学生会工作计划、报告、总结及重要活动的材料，学生社团的规章制度和重要活动的材料(30年); 5、工会活动材料、教职工大会的议程、报告和决议等重要文件(30年); 6、大事记。 （二）行政档案 1、国家教育部各司局、省教育厅有关处室来文，对中心工作的批复(30年、重要永久); 2、院系教育事业规划、计划及上级批复(30年); 3、院系工作计划、总结、报告及批复（30年）； 4、院系制定的规章制度（30年）； 5、反映院系重要学术活动和其他活动(如:领导视察、知名校友、国际友人来访等)文字、声像和实物(永久); 6、院系会议记录和纪要(30年); 7、院系教学、学术和学位委员会名单，教研室主任名单(30年); 8、院系年鉴或大事记(30年)。 （三）教学档案 1、毕业生学籍材料、学习成绩表(永久); 2、学生学籍变更材料(升留级、休转退复)(30年); 3、学生的奖惩材料(30年); 4、各专业教学大纲、计划和方案(30年); 5、重点实验室及教学基地的确定、审批等文件(30年，重要永久); 6、硕士、博士研究生毕业论文(永久); 7、各类毕业生集体照(永久); 8、院系参加国内外各类会议、比赛和竞赛的文件及获奖证书(含复印件)(30年，重要永久); 9、知名校友的业务自传、论文、专著、讲义、获奖证书、奖状、荣誉证书、证章、聘书、媒体报道、重要场合的讲稿、照片、录音等(永久)。 10、鼓励各二级学院积极创建并保存有自身特色的教学档案，建议按照以下分类进行： ①教学管理文档。主要包括校、院、系有关教学工作规章制度的建设与执行情况；教学工作计划、总结、会议记录；教学工作统计表；教学经费的分配；教学评估与检查材料；教学管理的研究与实践成果材料；教师风范、学习风气、学术文化氛围等材料。 ②师资队伍建设文档。主要包括教职工名册、专任教师名册；专任教师学历、职称、专业和年龄结构分析；师资队伍培养计划、总结；教师工作量规定与执行考核情况；教师培训、进修、学术考察计划、总结和考核材料；教师业务考察表、教学工作量统计表；青年教师指导任务书、青年教师培养总结材料；有突出贡献专家、学术带头人、学科带头人和骨干教师的基本情况材料。 ③课堂教学文档。各专业教学计划；课程教学大纲；课程建设规划及实施情况；各专业课程试题库；典型教案、重要备课记录；校历、课程安排表；教学任务书；任课教师名单；教学进度表；每学期考试试卷、答案、试卷分析；监考记录；院系领导听课记录；各类教学质量评议表；期中教学检查材料；选用教材、自编教材、自编参考资料。 ④实践教学和教学改革文档。实验教学大纲、实验教学评价表、典型实验报告；实验室开放利用情况；实习大纲、实习计划、实习总结；优秀教育实习教案、实习报告；社会调查、社会实践计划、总结材料；学生基本理论与基本技能训练材料；毕业论文毕业设计材料；教学内容与课程体系改革材料；教学方法与手段改革材料；校、省、部级教学成果获奖材料；现代教育技术、多媒体教学、双语教学等材料；学生科技创新、制作立项、成果；重点课程、精品课程建设材料。 ⑤学科建设文档。院系组建报告及审批材料；学科、专业、学位点建设论证、评估