签稿并陈-立农国小.PPT

立農國小公文處理實務 主講人/文書組長邱淑韵 ﹝ 基礎篇﹞ 公文處理流程 公文時效管制 公文檔案管理 公務機密維護 課程大綱 收文處理--簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 正確登錄來文處理時限 一般公文(最速件、速件、普通件) 限期案件(來文明訂期限及期間) 專案案件(由承辦人提出申請,依專案案件申請單所填處理時限) 改分文或退文應速送回文書組(需註名改分和退文原因) 公文簽收要押日期時間8碼 公文處理流程-收文處理 公文種類、格式 依公文用途正確使用公文種類 函及書函的區別 函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用： １、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 ２、下級機關對上級機關有所請求或報告時。 ３、同級機關或不相隸屬機關間行文時。 ４、民眾與機關間之申請或答復時。 書函： 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 ２.答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之正式性。 公文處理流程-公文簽辦1/8 公文處理流程-公文簽辦2/8 公文格式 稿與簽的區別及關係 格式-- 簽 於 處室 (非 機關) （一）簽稿之性質：(附件1 附件2) １、簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，文末均應敘明核決者職稱(如敬陳○長)，使用便箋者，亦適用。（內部文件） ２、「稿」為公文之草本，依規定程序核判後發出。(對外發文)函稿 公文處理流程-公文簽辦3/8 公文格式- 簽、稿擬辦方式： １、先簽後稿：(附件1 附件2) (１)訂定、修正、廢止法令案件。　 (２)有關政策性或重大興革案件。　 (３)牽涉較廣，會商未獲結論案件。 (４)擬提決策會議討論案件。 (５)重要人事案件。 （６)其他性質重要必須先行簽請核定案件。 公文處理流程-公文簽辦4/8 公文格式- 簽、稿擬辦方式： ２、簽稿併陳： (１)文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 (２)依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 (３)須限時辦發不及先行請示之案件。 ３、以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 公文處理流程-公文簽辦5/8 公文格式 簽的款式 (１)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。 (２)簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，或使用便箋，以條列式簽擬。 (３)一般存參之文件，得於原件文末下方或原件背面空白處、亦得使用便箋簽擬。 函稿的結構： 「主旨」、「說明」、「辦法」三段式辦理。 公文處理流程-公文簽辦6/8 常用公文用語 期望語- 請上級機關或首長查核、指示使用。 鑒核－報核案件。核示－請示案件。鑒查－僅供瞭解。 核備－核備案件。 請平下行機關知悉辦理時用。 請查照 、 辦理惠復、 查明惠復、 查照轉知 附送語-對上級附送附件時用 附陳 檢陳 -- 檢陳… ，請鑒核。(不可用檢“呈”) 對平行或下級機關附送附件時用。 檢送 檢附 附 附送 -- 檢送…，請查照。 稱直屬的長官、上級機關-鈞長 鈞部(局) 無隸屬上級機關-大 院 公文處理-公文製作注意事項 配合節能省紙，公文及附件要雙面列印，但回收紙不宜作公文、文稿、附件使用。 附件註明名稱、數量，不可寫”如主旨或說明” 文稿修改,務必加蓋職章。 文稿超過2頁蓋騎縫 (承辦人職名章)。 正副本受文者名稱要用機關全銜。 單位內部留存用抄本，不用副本。 要用繁體字書寫公文，勿用簡體字。(如臺北市) 發文儘量用電子交換除非文件需核章、密件或對方機關無電子交換系統。 行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但依法令規定或經權責長官核准者，不在此限。 公文處理流程-公文簽辦7/8 公文簽辦方式 存查(如：陳閱後文存) １、無轉行或答覆必要之文件。 ２、下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。 ３、本機關蒐集或受贈與之參考資料。 ４、屬通知參考性之副本。 函復辦理：函稿發文後併來文歸檔(附件1 附件2 附件3) 免備文填報資料 併來文歸檔 創簽稿(不論以紙本或電子發文，承辦人皆需先於整合系統取號) * 機關首長決行後1日內送發文。 公文處理流程-公文簽辦8/8 公文歸檔 附件、免備文填報資料隨文歸檔 須函復案件-函稿併來文發文後送歸檔 正確填寫檔號、保存年限及編寫頁碼。 機密案件專用封套務必填寫完整，尤其註明解密條件，並在彌封處加蓋職名章 公文處理流程-公文歸檔 何謂公文時效管制： 掌握公文處理過程的每一個環節，透過嚴謹的公文登錄作業及確實的稽催查詢途徑，促使每一件公文皆能在限辦時限之內完成