帮助一取消弹出窗口拦截功能-北京理工大学.DOC

可定制邮件群发系统使用说明 系统为BS结构，建议使用浏览器：Chrome（点击下载） 用户注册及登录 用户注册 本系统开发初衷是服务于北京理工大学办公系统内部人员，所以目前没有开放用户注册功能，如果需要使用该系统，请发送邮件至：yuhaibin@进行申请，申请需要提供姓名、使用者单位、手机，在确认身份后会为申请者分配账户。 用户登录： 登录地址：:8000 图1 登录页面 发件人邮箱维护： 为了方便进行邮件发送，用户填入自己的邮箱账号和密码就能实现邮件发送操作，不需要进行复杂的邮件服务器设置操作。具体步骤如下： 点击左侧邮件箱-邮箱账号。 点击右侧添加邮箱账号。 图2 添加邮箱账号 输入账户名，例如：yuhaibin@，然后输入相应密码，以后系统就可以使用该邮箱进行发送。 系统允许建立多个邮箱账号，在进行发送的时候可以在发件人处选择此次发送使用的邮箱账号。 通信录管理 系统进行批量邮件发送主要依据于系统的通信录，进行邮件发送时，系统根据导入电子表格中的姓名字段查找通信录，如果有匹配的，就选择相应邮箱为收件人。 在初次使用该系统时可以预先导入常用通信录，具体电子表格要求为xls文件（excel 97/2003版）,字段要求：需要在Excel文件首行定义每列属性的名称，合法的列名有：姓名、性别、尊称、邮箱、手机、电话、单位、部门和地址，其中姓名和邮箱为必填项，如果出现重名须在姓名后追加备注，并以括弧相括。属性列的顺序可以随意排列，列与列之间不能有空列。（Tips:通信录可以参考压缩包中的模板，在制作通讯录时需要注意，不能有重名，重名会导致数据无法导入。）在通信录导入出现问题的时候可以把需要导入数据发给我，我整理为规范格式后上传。 具体步骤如下： 图3 通信录管理界面 点击左侧通信录-全部菜单； 点击右侧导入联系人菜单； 选择要导入的文件，例如：通信录导入参考.xls 图4 导入通信录参考 4、导入后的界面： 图5 导入后的界面 5、导入后所见即所得的修改：文件导入后允许直接点击希望修改的字段，进行信息修改或者是添加。例如，我们可以双击李四的尊称“李老师”，然后修改为“李主任”。 图6 所见即所得的修改界面 6、确认无误后点击保存，该通信录将追加至系统。如果出现重名的情况，需要进行信息核对和修改，比如，我们再次上传通信录导入参考.xls文件。会有重名的余海滨，系统会提示我们进行信息核对和修改。 图7 重名信息处理 以上操作能够完成大批量的通信录导入工作，如果在使用中出现通信录中不存在的人员，系统会提示用户添加通信录，添加后可以继续进行邮件发送工作。 邮件发送 系统在设计上采用目前传统的邮件发送界面，能够在此界面下进行基本的邮件发送，也可以根据excel文件进行批量化、可定制邮件群发工作。发送的收件人依据为excel文件中的姓名字段，可定制的邮件内容依据为excel中的有限字段信息，所以邮件的灵活程度取决于电子表格的信息量。下面演示两种基本的邮件发送模式。 一行数据对应一封邮件的形式（非表格）： 导入表格：测试邮件一.xls 任务描述：测试邮件一中包含两名人员的基本信息，现需要将两名人员各自的基本信息发送至每人邮箱，这样每个收信人只用关注自己的基本情况，而不是在大量信息中查找自己关注的内容。 图8 测试邮件一 操作步骤： 点击左侧邮件箱-发邮件菜单。显示邮件发送主界面。 点击右侧上传Excel文件按钮。 图9 邮件发送界面 显示成功上传并解析的文件信息（表格首行解析为属性，尊称为自动生成，默认为“姓+老师”）： 图10 由excel文件解析为邮件可用属性字段 进行邮件正文编辑， 其中“%{}”为系统保留控制符，在该控制符括号内输入属性字段就可以实现邮件正文和电子表格相应字段的数据匹配工作。例如：输入“%{姓名}”(双击右侧属性也可快速输入)，就会在邮件中自动将相应行的人员姓名填写在邮件中。我们现在先编辑正文（允许进行格式设置）： 图11 文件正文编辑 这里发件人允许选择用户设置的不同邮箱。收件人信息为系统根据电子表格内容自动置入，实际发送的时候是按照一个人一封邮件的方式发送。 点击预览后，可以看到进行自动匹配后的邮件效果。 （Tips：预览操作会弹出一个新的窗口，有的浏览器会拦截新该窗口，请取消弹出窗口拦截功能。具体见后附帮助一：取消弹出窗口拦截功能。） 图12 预览效果 预览是以电子表格中的第一行数据作为参考进行显示。 确认无误后点击发送，完成邮件群发操作。在这个参考模板中会分别生成两封邮件，发送给两个不同的收件人。 一行数据对应一封邮件的形式（表格）： 导入表格：测试邮件二.xls 任务描述：有的情况下，发送数据以表格的形式更容易呈现，我们只需要在操作中选择按人发送就可