优秀经理人如何管理与控制时间.ppt

80/20 举 例 说 明 80%的结果来自投入的20%的时间 80%的价值集中在20%的项目上 80%的销售额是源自20%的顾客 80%的工作失误来自20%的管理不当 80%的看报时间都花在20%的版面 80%的病假来自20%的员工 如 何 处 理 高 价 值 活 动 坚持重点，排除外界干扰，头脑中始终有最终的结果。 设定最后期限，合理安排事情的进展。 将大项目分解，逐步完成。 高效运用自己的黄金时段 填写每日时间待办单的步骤 列出计划中要完成的工作 列出怕遗忘的立即要做的事项，如客户投诉等 列出昨日遗留的未完成的工作 排出优先顺序 待 办 单 样 例 优先顺序 序号 代办事项 完成人 完成确认 长见六种时间浪费因素的对策 不会拒绝 习惯拖延 不速之客 电话干扰 文件满桌 浪费下属时间 问 题 一 ：不 会 拒 绝 耐心听完对方的要求, 表示对其尊重, 了解内涵 不能决定时，说明需要考虑及所需时间 拒绝时，显示你了解这种请求对对方的重要性 和颜悦色地略表歉意 表示坚决的拒绝态度，给对方不能说服你改变的信号。 需要时，要明确说明拒绝的理由。 让对方了解你拒绝的是他委托的事，而非他本人 如可能向对方提出别的替代解决方式 不要让第三方出面替你去拒绝某事 问 题 二 ：习 惯 拖 延 不愉快的事 困难的事 责任重大的事 犹豫不决的个性 追求完满的个性 拖 延的解决办法 切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美 问题三：不速之客的干扰 不要采取无条件的“门户开放政策” 让秘书安排约会，帮你拒绝不速之客 规定接见下属的时间 在办公室外接待不速之客，缩短会见时间 站着解决问题 让秘书控制会谈时间 谈话前限定会谈的时间 问 题 四 ：电 话 干 扰 让秘书帮你过滤电话 事后回复电话 让秘书代拨打出的电话 集中打电话的时间 避免以题外话作为开场白 打好腹稿再打电话 问题五：文 件 满 桌 授权不足 犹豫不决 半途而废的工作习惯 故意纵容文件的堆积 担心遗忘文件的心理 文 件 满 桌的解决办法 该扔则扔 不要移师暗处 每天在同一时间处理文件 不放无关物品，将物品放在固定地方。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 --- 收拾办公桌 制定制度，并加以鼓励，自己要做榜样。 问题六：浪费下属的时间 听而不闻，匆忙下命令 让下属等候约会、等待你的决定或你的“亲自参与”。 不分时候地干扰下属的时间 过分挑剔细节，鸡蛋里面挑骨头 沟通技巧不佳 没有充分授权，事必恭亲。 时 间 管 理 的 方 法 分析现有时间使用情况，找出浪费的时间。 明确你认为最重要的事情 明确自己所扮演的角色 找出每个角色中的第二象限 建立一周决策依据，列出每天最重要的事件。 对要做的事排列优先顺序 目 前 时 间 情 况 记 录 每天将记录表放在身边 每当工作开始前，记录你估计要用多少时间 完成此事时，记录下实际所用的时间。 用估计的时间除以实际用的时间，再乘以100，计算出效率的百分比。看看问题出在哪里？ 好 目 标 样 例 我必须 在1999年10月10日之前，完成 中天公司《 高效率工作技巧》的备课工作，并制作完毕教材和投影胶片。 有 效 目 标 的 特 征 必须与高层的目标一致 符合SMART原则，清楚、易理解 有一定的挑战性。 是书面的，用肯定的口吻。 公司的目标通常决定各个部门和同仁的目标 公 司 目 标 序 列 公司总体的目标 部门/管理者的目标 员工个人的目标 确 立 目 标 的 程 序 步骤一：列出符合SMART标准的目标 步骤二：列出上述目标带来的好处 步骤三：可能的困难与阻碍，以及相应办法 步骤四：所需的技能及知识 步骤五：为达到目的必须合作的对象 步骤六：目标完成日期 样 例 说 明（1） 步骤一 ：我的目标是 我必须 在1999年10月10日之前，完成《 高效率工作技巧》的备课工作，并制作完毕教材和投影胶片。 步骤二：目标带来的好处有 1、可以充分地准备课程，使培训顺畅进行。 2、备课过程中，能够及时发现问题，使培训更有效果。 3、通过细致的准备，使自己更加熟悉课程的内容。 样 例 说 明（2） 步骤三 ： 可能遇到的困难与障碍解决方法 对学员情况不了解 课前电话沟通 国庆节对日程的冲击