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认识 Excel是一个极好的数据分析和图表分析工具，也是一个高效的数据输入工具。将它和专业数据库应用系统相结合，作为数据库系统的输入工具或数据分析工具，能解决数据库系统应用过程中的许多问题，极大地提高工作效率。 本章学习目标 1、了解Excel与外部数据交换的方法 2、掌握Excel访问外部数据的条件 3、了解MsQuery的功能及用法 4、掌握MSQuery单表和多表查询方法 5、掌握Excel与ACCESS、VFP交换数据的方法 6、掌握Excel与文本文件交换数据的方法 8.1 Excel数据库简介 1、概述 将Excel与数据库系统结合起来，运用数据库系统管理、组织、存储数据，用Excel为数据库输入数据，对数据库系统处理的结果数据进行分析、制图或作财务分析等，将会极大地提高工作效率。 Excel能够与多种数据库进行数据交换，将数据库中的数据提取到Excel的工作表中进行分析，制作各种数据报表和分析图表。或者利用Excel高效的数据输入能力，把业务数据输入到工作表中，然后再将这些数据从Excel导入到数据库的数据表中，能够极大地提高工作效率。 8.1 Excel数据库简介 2、认识Excel数据库 数据库是一个比较复杂的系统，它包括许多张表格。在Excel中，一个数据库是一张特殊的工作表，在Excel 2003之前的版本中，Excel的数据库在形式上是一张图所示的工作表。 8.1 Excel数据库简介 Excel数据库特征： （1）数据库有一个数据区域，每列都有标题，称为属性或列标，也称为字段。 （2）数据区域中的每一行称为一个记录，一个记录代表一个客观事物的各种数据特征。 （3）在多数情况下，数据库中应该有一个条件区域，条件区域可用作数据库函数的参数。 Excel的数据库具有一些局限性： 一个Excel工作表只有65 536行，256列，规模太小。 不具备数据的完整性检查 占用的存储空间比真正的数据库管理系统要多。 8.1 Excel数据库简介 3、列表 列表是Excel 2003 新增加的一项功能。列表是一个特殊的数据区域，该区域的每列都必须有标题。 列表提供了多种功能，用于管理和分析 Excel 工作表中的多组相关数据。 下图是某单位的医疗管理数据表，其中的A1:F8区域已被定义为列表，H3:I7是基于列表的统计分析数据。 8.1 Excel数据库简介 列表的主要功能 列表具有自动扩充和缩减的功能。比如在下图中，如果在第7行输入数据，列表就会自动扩充到第8行；如果删除列表中的数据行，列表区域就会自动缩减。列表的这种功能给数据管理带来了许多方便，因为在公式或函数中引用列表区域时，如果列表区域发生了变化，公式或函数中的列表区域会自动更新！ 8.1 Excel数据库简介 4、记录单操作 当数据表或列表中的数据记录太多时，要查看、修改或编辑其中的某条记录很困难。为了解决这个问题，Excel提供了记录单功能，用于大数据表中的数据查找或编辑 。 案例 某部门的医疗费用管理表如图所示。 8.1 Excel数据库简介 、用记录单修改、删除或增加记录 8.1 Excel数据库简介 用记录单查找满足条件的数据行记录 8.2 Excel与外部数据库 1、ODBC（Open Database Connetivity） 即人们常说的“开放式数据库互连”，它是数据库系统的一种接口技术，可用于不同的应用程序，如Visual Basic、Excel、MS Qurey等。 ODBC主要用于数据库系统与其他应用程序之间的通信，它提供应用程序与数据库系统之间进行通信的一些技术细节。 ODBC驱动程序 ODBC 驱动程序是符合“开放数据库互连”标准的数据源驱动程序。它提供了多种数据库管理系统的驱动程序，如Access、SQL Sever等，通过这些驱动程序，可以直接访问相关数据库系统中的数据。 2、数据源 就是数据的来源，是要访问的数据库的一组存储信息，它包含了用于数据库连接所必需的信息。另外，还包括数据库服务器的名称和位置，用于连接数据库的驱动程序的名称，以及在登录到数据库时所需的信息。 8.2 Excel与外部数据库 3、访问外部数据库的条件 1）具有访问外部数据的权限 2）系统中安装了 Microsoft Query 3）具有访问外部数据库的ODBC 驱动程序 8.3 MS Query 1 Microsoft Query概述 Microsoft Query可作为一个独立的工具单独运行，用以查询各种数据库中的数据，也可以在Excel的工作表中调用它，用于将外部数据库中的数据导入到Excel的工作表中。 使用 Query 从外部数据库中检索数据到Excel的工作表，可以减少数据的重复输入。