合同管理一些控制点.docxVIP

刚刚我们简单了解了系统每个基础资料所记录的内容，那么下面我们具体就每一个资料进行详细介绍，主要介绍操作以及操作过程中涉及的一些控制点及概念。首先看下供应商资料的管理，系统支持一供应商多种经营方式，分开签订合同，分开结算。现在我们进入系统看看如何录入一个供应商资料，路径：供应商管理-供应商档案管理-A1712供应商档案维护，双击此菜单进入供应商档案维护界面，点增加，系统自动刷新界面，一次录入相关信息，我们可以看到蓝色的部分是必填项，是必须要输入的项，其他为选填项，可以根据供应商提供给我们的资料进行填写。首先看下供应商分类，这是对供应商的一个分类属性，具体字典表在A1711供应商分类中定义，例如我们可以将供应商按他所经营的品类划分，我们也可以按供应商性质进行划分等。接着往下看国家地区，此属性主要是记录厂商所属的国家地区，具体字典定义在A1623国家地区编码中定义。往下看，中文名称记录厂商的中文名称，要求录入合同上盖章的厂商的全名，不能写错字或者漏字，因为我们如果跟财务软件做接口的话，这涉及后面导财务凭证时要和财务软件中的厂商名称对应的，如果有差异那么就影响财务凭证的导入。纳税号记录厂商营业许可证上的纳税号。经营方式的选择，此处列出了系统支持的5种经营方式，根据和供应商签订的合同选择经营方式，系统支持一供应商多种经营方式同时存在，例如某代理商，代理的化妆品品牌是经销的，代理的某服装品牌是联营的，那么此代理商就之需要在系统里录入一次资料，同时选中两种经营方式，分开签订合同，分开结算。结算日的控制，这主要是控制生成结算单的时间，系统默认是每天结算，即供应商随时都可以要求结算，系统随时都可以生成结算单与供应商进行结算，那么系统也支持其他几种结算日模式，有自然月末（每个自然月最后一天）、每月15号和自然月末、还有指定每月的哪几天可以结算等一共支持10种模式。这个地方严格控制生成结算单，例如有些商场为了达到统一结算的目的，一般都会制定自然月末为结算日，那么就要求财务核算员只能在每个月最后一天生成结算单，然后进行财务核算，还有些商场因为长期有调账的情况存在，避免将调账遗留到下个月结算，所以会空余一些时间给核算进行对账并且进行调账，就要求每月提前一天或两天生成结算单，进行对账。到货天数指默认收货验收单上的到货天数。其它内容为选填项，在这里就不做详细介绍了。录完资料后保存，系统就会生成供应商代码。做了资料录入的供应商状态为潜在的状态，需要转为正式供应商，后面我们将会讲到供应商状态的维护。对于供应商资料，系统还支持将供应商的相关企业资质证书做相应记录，在‘企业资质’界面，我们可以增行录入这些证书以及证书的有效期，那么对于过期的证书我们有专门的报表A1831供应商资质预警做相应提醒。为了方便查阅并及时了解供应商情况，我们可以将供应商的各种资质的扫描件或者是合同原始文件等电子文档引入到资料中备查，在‘企业简介’界面进行引入，系统支持各种格式的文档导入，导入后的文档可以随时进行打开查看。讲完供应商资料的录入，现在我们来看看供应商状态的维护。潜在：我们刚刚讲到供应商资料录入，但这个供应商的状态并不是有效状态，而是潜在的状态，潜在状态的供应商不能参与正常业务流转，不能签订合同，不能引进新品。正式：我们需要对此供应商做进一步的考察和择优，那么最终通过审批的供应商需要在系统里做转正操作，将其状态转为正式状态，只有正式状态的供应商才能参与业务的流转，可以引进新品，可以参与结算等正常运作。淘汰：若供应商清退了，我们可以将此供应商淘汰，被淘汰的供应商在系统里是无效状态，只能查看资料，不可再启用。下面介绍供应商经营状态,供应商经营状态指供应商在正式经营过程中的一些状态的维护。针对正常状态的供应商，若是在经营过程中出现违规操作，或是有不遵守合同条款的行为的，我们可以通过更改供应商的经营状态来限制此供应商的一些正常业务。暂停下单：暂时不能对此供应商进行下订单，那么此供应商若是在暂停下单之前已有订单，则允许收货，允许正常销售、允许结算；暂停付款：暂时限制此供应商不能进行财务结算，除财务结算以外的所有正常业务均可以正常进行；暂停下单和付款：暂时限制此供应商不能下订单订货，也不能进行财务结算，只允许此供应商的现有库存商品或卖场正在销售的商品进行正常销售。合同是系统中最重要的基本资料，没有有效的合同不允许引进新品、不允许下订单、不允许收货、不允许退厂等与供应商相关的业务活动，系统里面的合同资料主要包括合同主体，合同经营方式、合同费用、扣率代销和联营的合同有保底超额和清算的条款，经销合同还有账期的管理，针对合同做的任何修改或变更系统都有操作日志的记录备查。一个供应商一种经营方式对应一份合同。下面我们具体看下合同主体的录入，路劲：供应商档案管理-合同管理-A1812供应商合同管理。点击合