三、《电大办公室管理》(简答题)47.pdfVIP

简答题 1、文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5 ）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9） 相关资料；（10）下次会议预定日期。 2、 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目 的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生 了解的动机。（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经 验谈等等。（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己 主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说明；（5）主动发问，了 解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为 对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。（7）让对方打开心扉，使对方对自己的 看法产生兴趣；（8）不可伤害对方的自尊心。 3、 什么是受意？受意有几种？办公室人员应该怎样运用受意方法？ 答：（1）受意是文员接受和领会上司意图。（2）一种是直接受意，另一种是间接受意 。（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图 当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录 下批示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直到明了意图为止， 但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度 。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 4、 公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。 答：（1）版头、发文字号、印刷顺序号。（2）密级、紧急程度。（3）签发人姓名；（ 4）公文标题；（5）主送机关；（6）正文、附件；（7）发文机关、成文日期、机关印 章；（8）注释、阅读范围。（9）主题词；（10）抄送单位、印发说明。 5、 提高会议效率可以有哪些做法？ 答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议 规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。 6、 文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？ 答：有电子提示系统和人工提示系统；电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报 警系统、一周计划及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信 息。人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备 忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。 7、 文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文过程。请说明这一 过程。 答：（1）拟稿；（2）核稿。指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发 。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人 员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。 （6）校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印。指在完成 的文件上加盖机关印章。（8）登记；（9）分发。 8、 文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么 ？ 答：要获得上司的许可如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文 秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需 要的时间等。约定好以后， 一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。星 期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；公司有重大活动的那一天不 宜安排约会；地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密 、是否需要就餐等因素。 9、 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 答：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；（3 ）补缺作用；（4）增进关系作用；（5）适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的 事；（6）适时。考虑时机；（7）适地。看场合；（8）适度。要注意掌握分寸。 10、 什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？ 答： （1）文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（ 2）按问题特征立卷;（3）按作者特征立卷；（4）按文种特征立卷；（5）按时间特征立 卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯者特征立卷；（8）在运用六个特征立卷时，需 要运用两个或两个以上的特征