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办公室业务培训讲座 主讲人 罗求实：党办校办主任、副教授 讲授时间 2011年5月20日 一、办公室及其办公室工作 （一）办公室涵义 ※泛指办公的场所 ※ 指各级政府部门及企事业单位下辖的主管某一专项工作的行政机构 ※指各类机关、团体企事业单位中协助领导处理本单位日常工作、为领导及整个组织提供辅助性或支持性工作的专门机构。 （二）办公室的地位 ※ 中心地位 指挥中心：代表领导处理全局性问题，指挥、控制整个机关工作的中心 信息中心：各种信息的交汇点和集散地 ※窗口地位：是总进出口 ※枢纽地位 ：沟通上下，协调左右，联系各方 （三）办公室的作用 ※参谋作用：做好调查研究工作；对文稿提出拟办意见；对会议提出建议意见 ※ 助手作用：协助领导承办各项事务；协助领导做好协调工作；协助领导做好各种决策的布置和督促检查工作 ※服务作用：为领导服务；为同级兄弟单位服务；为下级单位和人民群众服务 ※耳目作用：掌握信息、传递信息、反馈信息 （四）办公室工作 ※基本任务 ●组织协调（领导协调、具体事务协调） ●督办检查（对上级、对本级、对下级） ●调查研究（宏观、微观） ●会务工作 （会前、会中、会后） ●安排领导活动（出席会议、参观访问、调查研究、检查指导、外事工作） ●文书立卷与归档 ●信访接待（接待日制度） ●机要通信（机要件处理） ●公务接洽（对上级、同级、下级） ●印信管理 （印章、介绍信） ●情况综合（工作情况、编写大事记载） ●信息处理（信息汇集） ●起草文稿（拟公文、写讲话稿、编简报） ●文书处理（收文处理、发文处理、文书管理） ●交办的临时任务 ※办公室工作特点 ●服从性（服从组织、领导、工作） ●服务性（服务对象广、服务内容多） ●时效性（及时、不确定、迅速） ●综合性（站在全局立场） ●广泛性（繁多、杂乱） ●机要性（要守口如瓶、保密） ※办公室工作的基本要求（五个必须，六种意识) ●必须坚持指导思想 ●必须讲政治灵魂 ●必须围绕中心大局 ●必须保持良好作风 ●必须与时俱进、开拓创新 ●树立学习意识 ●树立开拓意识 ●树立服务意识 ●树立效率意识 ●树立激励意识 ●树立清正意识 ※办公室工作方法 ●责权利统一法 ●驱动内因法（思想教育、关心关爱） ●弹钢琴法（协同作战、统筹全局、紧抓中心、兼顾一般） ●调查研究法 二、办公室主任及其工作 （一）办公室主任 ※是一种职务称呼，是指为本机关本单位领导工作服务的综合办事机构和秘书工作机构的负责人和行政首长。 ※主要职责 ●承办职责：（承办同级领导层集体或个人交办的事项；承办上级办公室部门交办事项；承办同级职能部门或下级单位转办的事项）有主办、会办、转办、催办等方式 ●参谋职责：顺向参谋、逆向参谋、侧向参谋 ●管理职能：文书管理（秘书科、机要室、文印室、收发室档案馆等）信息管理（发布信息、收集信息） ●协调职责：纵向协调、横向协调、内部协调 ●领导指挥职责：执行性指挥；应变性指挥 ※工作特点 ●政治性 ●辅助性 ●服务性 ●综合性和全面性（该管的要管，别人不管的也要管） ●机密性（自己保密，督促别人要保密） ※工作原则 ●实事求是原则 看问题要客观全面；注重调查研究；理论联系实际；加强性格修养 ●效率原则 准确；及时；社会经济效益；长远目标与当前任务结合 ●保密原则（看、知、听、理、传、说、记、带都要注意） ※工作礼仪 ●仪态礼仪 坐姿： 基本坐式； 双膝交叠式 双脚斜放式 脚掌交替斜放式 挥手告别姿势 ●介绍礼仪 口头介绍：自我介绍；他人介绍；集体介绍 名片介绍：事先做好准备；重大社交活动要 带；陌生人不要太主动；接发时要用双手； 要有语言表示；要认真阅看；放到合适地方。 ●着装礼仪 着装的TOP原则 时间（Time） 目的（Object）场合（Occasion） 地点（Place） ●电话礼仪 打电话礼仪： 做好准备（内容要点、笔纸等） 接通电话（语气、语言、时间） 话毕 接电话礼仪：及时接；礼貌 接；准确接（记录who（谁 来电）、 whom（找谁）、 what（来电内容）、 why （来电原因） where（地点） when（时间）；挂莫急 移动电话礼仪： 放置到位（公文包里、上衣口袋） 遵守公德（静音或震动状态、接听要离席） 保证畅通 重视私密（号码不要随意告诉陌生人） 注意安全（开车、加油站、坐飞机不能打电话） 节省话费 三、办公室主任日常工作 （一）值班工作 ※ 主要内