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宁波湖编物业管理有限公司 章节号 7. 4 采购控制程序 版 本 1/0 页 次 1/6 1 目的 对采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品和供方提供的服务符合规定要求。 2 适用范围 适用于对服务所需物资的采购、承担服务项目分包合同的供方提供服务的控制，对供方进行选择、评价和控制。 3 主要职责 3.1 办公室负责办公用品、工作服装等物资的采购控制； 3.2 各管理处负责机电设备和维修物资的采购控制； 3.3 分管质量的副总经理或总经理负责服务项目分包的采购控制； 3.4 总经理负责合格供方名录的审批。 3.5 各相关部门质量检查员负责对采购物资的实物质量、分包服务项目的服务质量进行检验和检查。 4 程序 4.1 采购产品 4.1.1 采购产品分类： a．重要物资：维修建材、五金、机电及工作、保安器材、清洁用品等； b．一般物资：零星采购的工具、维修与检测设备等； c. 外包服务项目：绿化、电梯维护、水箱清洗、垃圾清运、复印机维护保养、中央空调维护保养等。 办公室负责编制《采购物资分类明细表》包括重要物资的进货检验规程，经管理者代表批准后实施。 4.1.2 采购物资的审批 a．各部门根据工作需要填写《物料申购表》或电话请示公司领导审批，或视具体情况再报上级有关部门批准。 宁波湖编物业管理有限公司 章节号 7. 4 采购控制程序 版 本 1/0 页 次 2/6 b.《物料申购表》应清楚写明部门、物资名称、规格、数量、价格(估 价)、申请购买时间、用途、质量要求等。 4.1.3 各相关部门负责实施采购。对于重要物资，应在《合格物资供方名录》中选择供方。对于第一次大量采购的重要物资，应与供方签订采购合同，明确品名规格、数量、质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等； 采购前，采购人员应核实《物料申购表》，并与供方沟通，确保规定的采购要求是充分的。 4.1.4 外包的服务项目由分管副总或总经理与合格服务供方签订合同，合同的内容应包括：服务项目、服务内容、责任人、服务质量标准、履行期限、考核方法等。 4.2 对合格物资供方的评价 4.2.1 合格物资供方应具备的条件： a．具备持续稳定的合格产品供货渠道； b．具有良好的供应物资业绩； c．具有质量保证能力的证明(必要时)； d．价格合理； e．服务良好。 4.2.2 各相关部门根据采购物资的要求和服务需要，通过对物资和服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合适的供方，填写《物资供方评定记录表》进行评定，对同类的物资的供方，应同时选择几家以作比较，对符合要求的供方列入《合格供方名录》；将《合格供方名录》及《物资供方评定记录表》报管理者代表审核、总经理批准。 4.2.3 对提供大件重要物资的供方，应提供质量证明文件，以证实其产品质量，适当时包括以下内容： a.质量管理体系认证证书； 宁波湖编物业管理有限公司 章节号 7. 4 采购控制程序 版 本 1/0 页 次 3/6 b.本公司对供方质量管理体系进行审核的结果； c.本公司及供方其他顾客的满意程度调查； 4.2.4 对第一次提供重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，应经样品检验及小批量试用，试用合格才能填写《物资供方评定记录表》，列入合格供方选择范围，经管理者代表审核、总经理批准后，可列入《合格供方名录》。 4.2.5 零星物资的采购，由使用人员对其规格型号进行验证即为对此供方的评价和控制，不列入合格供方名录。 4.2.6 对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。 4.3 服务供方的评价 4.3.1 合格服务供方应具备的条件： a．应在工商部门注册、具有法人资格； b．有从事过类似服务项目的优良业绩； c．良好的质量保证能力； d.有承担相应服务项目的工作条件和实力，必要时，提供单位、人员的资质证明； e．服务供方在签订合同前，应提交对分包项目的服务方案：包括服务内容、责任人、服务标准、完成时间、质量保证等。 4.3.2 各相关部门依据条件，对拟选择的服务供方填写《服务供方评定记录表》进行评定，对符合要求的供方列入《合格供方名录》；将《合格供方名录》及《服务供方评定记录表》报管理者代表审核、总经理批准； 4.3.3 分管副总或总经理与合格服务供方签订服务合同，各相关部门依据合同对供方的服务质量进行验证，填写相应的检查记录。 4.4 对合格供方的定期复评 4.4.1 办公室组织有关部门，每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，