开会艺术 .pptVIP

沟 通 技 巧 ——如何有效地开会 ● Purpose 目的； ● Participants 与会者； ● Planning 计划； ● Process 流程。 有效会议的4P * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 半期准则 ——下次会议的所有议程项目必须在上次会议与下次会议间一半的时间前准备好 3/4准则 ——包括上次会议纪要和下次会议议程安排的信息应当在会议间隔3/4时点处发送给与会者 议程表准则 ——做议程安排时，运用行动性词汇和/或总结性语句，比如，用“批准备忘录”而不是“备忘录”；用“决定生产安排”，而不是 “生产报告”。 1/6准则 ——2/3会议时间用在本次会议议程项目上，剩下的1/3的一半1/6用于上次会议安排项目及后续工作；另1/6用未来议程安排 项目，从而保证会议的连续性并使议程项目不会遗漏 1/3准则 ——会议分三段：1/3启动阶段，指令性项目；1/3重要阶段，决策性项目；1/3减压阶段，讨论性项目 * 报告准则 ——散发给与会者的报告应包含执行者的总结和/或选择项的备忘录（讨论的方案和决定的方案） 议程一致性准则 ——议程上的项目必须讨论，而不在议程上的项目不应讨论。确保会议不跑题。 时间上一致性准则 ——准时开始准时结束。 记录的准则 ——议程相关性，内容相关性，集中于决策。 * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 决策方式 ——多数法则；总数最高；民意投票；权重评分；分等级；一致同意；原则上同意 * 开会的艺术 * * * * * 会议中11种消极行为 类型 行为 建议处理方式 敌对 “这行不通.” “在座的其他人有什么别的看法?”“你可能是对的，不过现在让我们再看看所掌握的事实和证据吧? 自以为是 “在这个项目上我比在坐的所有人钻研的时间都长… …” 我是经济学博士，所以…… 让我们先研究一下事实吧.这方面的另一个权威人士的意见是……  * 长舌妇 好像有规定你不能……我想我听到财务经理是这么说的…… “有谁能证明这一点吗?” “在没有确定这个消息的准确性之前，我们不能把大家的时间用在这上面。” 悄悄话 两个人单独议论 (暗示)1．走进这两个人，用眼神询问或暗示；2．停止演讲使全场寂静；3．礼貌地请私语者等会议结束后再继续他们的谈话。 沉默/分神 读报纸，东张西望，摇头晃脑，坐立不安 (暗示)问他们问题来确定他们有多少兴趣,合作性和专业水平，并试着让他们一起参与讨论。假如仍不奏效，在中间休息时再与他们沟通。 * 大嘴巴 不断地脱口而出各种想法和问题，企图控制会议进程 (打断)你能概括地讲一下你的主要观点吗?我欣赏你的评论，不过我们再来听听别人意见。有趣的观点,能帮助我们理解一下与主题的联系吗? 插话 别人没说完之前就开始发表意见 等一下好吗?让陈红先讲完如何? 解释 “小李刚才真正的意思是……”小李对于这个问题会这么说的…… “让我们听听小李自己是怎么说的吧。小李,来吧，说说你的想法。”“小李，你会这么反应?”“小李，你是否认为他完全理解了你的意思?” * 业务 繁忙 重复出入会场,，按受信息，处理突发事件 预防措施：将会议地点安排在远离办公室的地方，会议之前询问时间是否恰当，使打扰程度降到最小。 迟 到 迟到，使会议中断 (暗示)宣布一个特别的会议时间(如8：47)以强调准时的必要性，让迟到的人找不到座位，建立一个为大家买茶点的迟到者基金。 早 退 非常遗憾地说他必须去参加另一个重要的活动 一开始就宣布结束时间并询问是否有人有时间冲突。 * 怎样破坏一个会议? ? 什么因素使得会议失败呢？格里高利，M. 邦斯和约翰.A. 伍兹总结了以下六个“会议杀手”：