某某公司的文件 业务人员费用报销规范.doc

****有 限 公 司 业 务 人 员 费 用 报 销 规 范 一 培训目的 帮助业务人员明确各类报销单据的规范填写，提高费用报销效率,进而提高公司内部运作速度 二 培训内容 1 支出证明单 在没有正规发票的情况下, 产生的所有业务费用，以收据的形式附后,用以报销. 2 ****有 限 公 司业务费用报销表 在有正规发票的情况下,用于业务人员接待餐费报销 3 费用报销表 在有正规发票的情况下,业务人员用于其他费用的报销,例如:娱乐和通讯补贴等. 4 ****有 限 公 司领款收据 业务人员从公司借款用于业务接待或者出差.必须先制定详细出差计划表,通过公司领导的审批,财务部方能正常受理. 5 差旅费报销表 在有正规发票情况下,用于业务人员外出交通,住宿,餐费补贴费用的报销. 6 销售分公司业务费用申请报批表 业务人员为某次业务作出的费用预算开支,需与实际发生费用后的相关报销表一起,经财务审核合格后,方能报销. 业务洽谈纪录表 业务人员发生每一次业务费用的详细纪录. 具体要求如下: 客户名称 必须认真填写与之洽谈的客户部门名称, 客户名字全称. 严禁以”×工”代称. 联系电话 必须认真填写与之洽谈的客户具体部门座机,或者当事人手机号码, 严禁填写对方公司总机号码 洽谈地点 必须认真填写与之洽谈的详细具体地点,以发生具体业务费用的地点为准, 务必写出地址号码.例如:南海桂城南三路11号. 洽谈内容 必须认真填写洽谈的具体事件,例如: 本次洽谈具体商讨下一次吃饭双方公司出席人员名单;或者了解对方公司组织架构的调整及人员变动.严禁填写”接待”或者”沟通”等简略内容. 业务费 其中的接待费以实际发生的餐费费用填写,其他是用以填写娱乐等消费费用,办事处的水电及房屋租赁费用,属于各业务员所属分公司的行政开支,两者有严格的区别. 业务员洽谈纪录汇总表 销售分公司管理人员用以汇总该分公司所有业务人员的工作,费用 三 相关案例及分析 案例1 L业务员 2006年12月15日报销单据积压至 2007年4月10日 金额为人民币1628.50元. 案例情况 : 所有的报销单据上填写了两位业务员名字,其中一位业务员为离职状态. 积压原因 : 该笔业务,在开始阶段由H业务员负责, 业务进行期间,H业务员因故离职,由L业务员接手负责,在两位业务员做好了全部的交接工作后,该笔业务的一切责任及产生的所有费用, 经手人应该只填写L业务员的名字, 已经离职的H业务员与公司一切业务再无任何关系. 案例总结 : 每一项工作都要明确责任对象,只有明白责任所在,才能加快工作效率,帮助业务员及时报销. 案例2 Y业务员 2007年1月21日报销单据积压至2007年4月10日,金额为人民币2360.00元 案例情况 : 当天拜访的客户仅为一家.拜访客户名称仅填写以”刘工”, 部门名称没写,洽谈地点为”广州”,内容为”沟通”. 积压原因 : 公司与客户所在处的距离是客观的, 其往返时间是可以推算的, 一天拜访的客户数量应该是可想见的. 业务员可以利用各项资源,尽可能的拜访多几家客户. 各项内容的填写均为简略,如临时需请其他业务员协助,仅仅根据此些内容,则很 难继续开展工作. 案例总结 : 工作性质决定了业务工作的辛苦,是其他工种无法想像的.正因为辛苦,才更加需要详细的反映出来,让公司清楚的理解业务人员,从而为业务人员提供更好的快捷的后勤服务 案例3 L业务员 案例情况 : 该业务员的报销单据中,用于接待某家公司的郑工的费用屡屡出现, 而在近半年的 时间内,公司没有与该家公司产生任何业务金额. 积压原因 : 任何投资,应该是有目的性有针对性的.双方联系时间如此之长却没有任何实质性 的进展, 作为业务人员,应该认真反省问题所在.是否沟通方式有问题?是否沟通对象有问题?是否业务员自身有问题等等. 案例总结: 好钢要用在刀刃上.公司的每一笔支出都是要经过认真考虑和预算的.要学会认清目标,作到有的放矢. 案例4 L业务员 2006-08 案例情况 : 在协同之星上的纪录没有及时更新 积压原