提高工作效率专题讲座PPT汇总.ppt

时间表（日程表） 然后，每天早上列出时间表，从周计划中选择出当天想做的事，并安排具体时间去完成；列出所有需要打的电话，和每个电话的内容。这张时间表应该随时在你身边，一抬眼就能看到，它象一个忠实的助手，随时告诉你下一步工作的内容！要具有可见性。 建议做时间表时给工作规定完成的最后时限，并实行自我约束，持之以恒就能帮助我们克服优柔寡断、犹豫不决和拖延的毛病。 如何做工作总结 ？ 必须进行工作计划的总结。 很多人把工作总结想得很复杂，仿佛需要把所有完成的任务的完成情况和没有完成的任务的未完成原因都详详细细地书写出来。 把所有的事情按两种属性排列，第一种是重要性；第二种是紧迫性。那么由这两个目标可以划分四个象限。它把我们工作中所见的事情分为四种情况：又重要又紧急的；重要但不紧急的；不重要但是非常紧急的；既不重要也不紧急的。 又重要又紧急的事情是哪些?比如客户投诉了，水管子漏水了，停电了等等；像限期完成的工作，今天是最后一天了，得赶紧完成。 重要但不紧急的事情?比如做规划做计划，人际关系的建立，预备工作，预防措施，提升自己的能力，抓住新的机会等。 又不重要又不紧急的：看报纸，聊天，看广告信函。 不重要但很紧急的事情：接电话，没有预约的拜访等。 但是这里头的事情我们哪些应该去做?哪些不应该去做?如何去做?哪些对于我们才是重要的?哪些对于我们是不重要的? 显然又重要又紧急的事情肯定要做，而且赶紧就要去做。 重要但是不紧急的事情也必须去做。 不重要但很紧急的事情怎么办?授权做。 那么不重要又不紧急的事情尽可能就不做。 最重要的事情是那些重要但不紧急的事情。我们应把更多精力集中到重要但不紧急的事情上来，我们重要但不紧急的事情做得越多，重要又紧急的事情就会发生得越少。 之所以会有很多重要又紧急的事情发生，就是因为我们前期没有花很多的时间和精力去做那些重要但不紧急的事情。 比如，在重要但不紧急的事情里有一件叫预防措施，任何一个公司都有可能碰到各种各样的突发事件，一个公司要有一套应对突发事件的措施，这是衡量一个公司治理水平非常重要的指标。 举一个简单的例子。以前三株公司名声非常大，销量非常好，一片欣欣向荣。但忽然很短的时间就基本上从人们的视线中消失了，原因是什么? 某位患有先天性心脏病的常德老人喝了三株口服液后死亡，死者家属状告三株公司。三株公司对这件事情没有给予足够的重视，交涉的时候过于拖泥带水，碰到这种事情应该怎么办?没有预防的措施，不知怎么解决。结果法院判三株败诉。第二天所有的报纸都披露了这一消息。一夜之间整个三株的大厦就倾倒了。可见预防措施多么重要。 与此同时，比利时有三十多个儿童因为喝了有问题的可口可乐而住进了医院。但可口可乐马上采取了非常好的一些防范措施。什么措施?副总裁马上飞到了比利时，向比利时全国说，任何购买可口可乐的消费者都可以用小瓶的可口可乐无偿地去换取大瓶的可口可乐。事情很快平息了。也就是说，可口可乐的防范措施在要害时刻起了重要作用。 二八定律 20／80是一个非常原始的法则，是这个原理是由十九世纪末期与二十世纪初期的意大利经济学家兼社会学家维弗利度·帕雷托所提出的,所以也叫“帕雷托定律”。 20／80法则比比皆是。比方说，我们80％的时间看报，都集中在20％的版面上。 20％的大客户给了我们80％的销量。 20／80法则决定了事情的重要性。可能我们20％的付出得到了80％的收获，80％的付出只得到了20％的收获。那么那付出20％、得到80％的部分对于我们来说就是重要的事情。 三、良好的工作习惯与技巧 了解你自己工作的全部。 了解自己的工作有助于对工作的整体把握。我们可以更好的将自己的工作与同事的工作协调一致。 工作的时候我们要明确三点：明确的工作目标、明确的达成时间和效果、合理的分工合作。 工作内容要具体明确，如果太大就分解成简单的工作。如果遇到难题就一筹莫展，那就是在浪费时间。如果做不到，这时不妨同他人沟通一下，可以寻求他人的协助，听听别人的见解，或许有更多的解决思路，或暂时搁置。 对于比较复杂的工作，不要匆忙地就做，而是先想，想好具体的步骤和细节处理。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！ 有哪些可用的工具与资源？ 你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效规划自己的时间以及工作进度。 工作成果共享 我们经常在工作中发现，因为彼此间的沟通不到位，使有些工作出现链接断层和重复劳动。 将彼此的工作成果共享，是一个很重要的问题。 在日常的工作中，各相关人员和部门之间应该细致的进行工作沟通，将手上完成的、对其他部门有价值的工作成果进行分享，从而减少中间环节，提高工作效率，强化执行力。 如果在工作