2.归档文件整理规则理论概述.pptVIP

刘宇锋 目 录 一、《归档文件整理规则》背景 二、《归档文件整理规则》特点 三、《归档文件整理规则》基本概念 四、《归档文件整理规则》整理原则 为了克服文书立卷自身存在的弊端，适应档案管理现代化发展的趋势，国家档案局1997年制定了《归档文件整理规则》。并于2000年12月6日由国家档案局作为行业标准发布实施。我省是在2002年开始执行。 二、 《规则》的特点 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 三、 《规则》的基本概念 2.归档文件整理 归档文件的整理原则 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的联系。 * * * * * * “强化收集、简化整理、 细化简索、深化利用” --《归档文件整理规则》之概述 内容似多，没几个大字 一、 《归档文件整理规则》背景 现在都是，但仍有个别单位还在立卷 意义 有利于机关工作 有利于档案馆工作 有利于档案管理现代化 ① ② ③ 1.缓解机关档案工作压力。 2.节省机关的财力和物力。 3.理顺机关档案工作职能。 有利我局工作 简化整理深化检索 1.便于档案馆控制档案进馆质量。 2.有利于档案馆向社会开放。 有助于档案管理现代化 能够充分发挥计算 机管理档案的优势 。（软件） 能够促进文档一体 化管理的实现 能够为设计合理的 电子文件整理方法 打下基础。 其实现方式是：调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理立卷的习惯作法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，随时办理完毕，随时进行整理，从而使归档文体整理变成一项日常工作。文件办理完毕即可进行整理，不必像过去那样再等到年终或第二年初集中立卷。 未知，不是我讲的 文件级检索 简化、兼容、灵活。 ①、取消案卷，实现文件级整理， 除了繁琐、复杂的组卷过程。 ②、对整理单位“件”的概念作了明确的界定，在整理过程中便于确认，便于操作。 二、 《规则》的特点 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 二、 《规则》的特点 ③、分类法确认为分年度，分保管期限，分机构或问题三种，允许各机关单位根据具体情况灵活结合使用，进行复式分类和设置分类层次。 基本上我们以问题为主 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 ④装订以“件”为单位进行，我们采用的是用不锈钢订装订。 ⑤排列方法强调文件材料之间的联系，按事由排列，文件材料形成的时间或重要程度作为参考因素，允许各机关单位选用。 二、 《规则》的特点 未考证出是谁发明的 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 二、 《规则》的特点 ⑥取消案卷目录和卷内文件目录，只编制以“件”为单位的归档文件目录。 ⑦无需拟写案卷题名和填写案卷封面。 只需打一个目录了 1．大幅度地减少了归档文件整理的工作量。 ⑧归档文件直接装入档案盒保管，档案盒的项目设置较过去案卷卷盒有了很大简化，取消了类目名称、案卷题名、起止时间、件 数量、目录号、案卷号、归档号等项目。 二、 《规则》的特点 2.兼顾了手工、计算机两种管理方式。 二、 《规则》的特点 很多单位没档案用的电脑 手工检索复杂 二、 《规则》的特点 3.适用于档案室、档案馆两种管理需要。 三、 《规则》的 基本概念 1.归档文件 ⑴必须是办理完毕的文件。 三、 《规则》的基本概念 ⑵必须是文档范畴的纸质文件材料。 ⑶必须是应保存的文件材料。 归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序的过程。核心就是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。 盖章、换订 四、 《规则》的 整理原则 2、区分不同的价值 3、便于保管和利用。 一般来说，在归档文件整理时，一是开展一项工作、召开一次会议、开展一项调研，总是先有计划、安排、有布置，中间有检查，最后有总结、有汇报、有调研报告等。这些相关材料排在一起。二是在整理过程中，所有要归档的文件材料都要按不同年度，不同机构或问题，对文件材料的排列要按“事由原则”，将同一事由的文件材料排在一起。 世界本身就是矛盾的 掌握两点：（这是重点，下面还要详细讲），一是确定文件材料的归档范围和不归档范围，继而对归档范围的文件材料划定不同的保管期限。二是将不同价值的文件材料分别整理，并按不同的保管期限相对集中排列。 讲过了 一会讲 我们知道文件材料归档整理的目的是为了利用。所以“便于保管利用”是整理原则的基本标准要求。 * *