汽车行业之用友片篇.docVIP

用友操作指南---汽车销售行业集成系统 ?? 2006-7-3 拟制：罗益恒 ? ?????? 采购管理：本模块的操作是业务流程的第一环节，也是最重要的环节之一，但是操作起来很简单，它主要的流程是：订货----到货----入库（共享库存模块）----采购专用/普通发票-----采购结算，流程内所涉及到的单据主要有：订货单、到货单、入库单（此单不用在采购系统录入，由库存实际收车时根据车辆情况录入，采购模块只共享）、采购发票等。信息部门根据采购计划编制采购订单，在录入时，必须录入采购车型、数量、采购价格，由销售经理审核，到货时，由仓库根据实际验收的车辆在库存系统生成采购入库单，一张采购订单可以多次入库。每月可以查询采购订单的到货入库执行情况，具体见采购订单执行列表。在库存模块内，仓库根据采购订单生成的采购入库单，入库单上必有项为商品车配置，单价（订单上带过来），入库单生成后审核。采购模块的发票到达后，根据发票情况在采购专用发票或采购普通发票内输入发票，在表体栏时可以点击右键，选择‘拷贝入库单’，系统会给出一个过滤界面，可以按供应商来查询入库单，过滤出来的入库单上会车辆底盘号，在选中的入库单一栏左边打勾，按确认，系统自动将此栏带入发票内，在这里应根据发票上的单价输进发票，特别注意税额的问题，系统一般是根据入库价税合计反算税金，如果两边出现不一致，以实际发票上的金额为准。（同样注意销售发票上的税金的问题，以实际开出的发票的税金为准）。另外发票上有一个开票日期与发票日期，开票日期可以写在当月，发票日期应以发票上注明的发票日期为准，以便日后进行查询。特别注意的是，入库单上的供应商录入，应以日后开发票的单位为准，（除青岛厂目前全部由本部开票外），如湖南平安来车，供应商上应录入湖南平安。普通发票就不再介绍，对于我们公司来说，普通发票主要是商品车的一些组件，如空调，护栏等。运费发票也是在采购系统录入，目前我们有柳特车及哈轻车运费，记住运费不须录入库单，根据运输单位开来的发票在运费发票栏录入发票，在单价栏录入金额后系统自动反算出税金，运费的税率为7%，如2500元运费反算下来进项税金为175元。录入后审核，运费发票自动传递到财务的应付模块做凭证，相对来说这个比较简单。接下来是采购结算的操作，这是采购里最重要的一个操作，应当谨慎，采购结算好比财务报销费用一样，在这里也是一样，即入库单与发票进行结算，当采购发票录入之后，就可以针对此发票与对应的入库单进行结算了。在采购专用发票栏有一个结算的按钮，如果此台车不存在其它的费用分摊，可立刻进行结算，按‘结算’键后发票的左上方会出现一个红色的“已结算”字样。这表明此台车在采购环节的操作已经全部完成了。系统另外还提供了手工结算与自动结算二种操作选择，我们比较适用手工结算操作，选择手工结算，按过滤，过滤出入库单及发票，再刷票，系统会显示你录入的发票，在发票前打勾，点击按票，系统自动将发票上的存货过滤出来，当然我推荐手工找入库单，原因是担怕存在系统错误，同样打勾后，按确定，系统自动将发票与入库单同时显示在结算面板上。在这里值得注意的问题是：一、发票上的存货编码与入库单上的编码必须一致，即你得选对，这须要细心，不然一台哈轻车结算后变成一台奥威车的价格，结果可想而知。二、你可以为了方便工作，同时选择多条入库单记录与多张发票，但是两边必须在数量上一致，确认之后系统会自动一对一地分组，这不用担心。三、如果商品车有其它的费用要分摊进成本，如改装费用等，在选择发票时一起选入（发票是你先要录进去的）。对于商品车费用结算时提供按金额与按数量分摊两种方式，我们只先按数量分摊，按‘费用分摊’键，系统会自动将该笔费用分摊到商品车成本里，再按结算，将商品车发票上的金额也分摊进商品车成本。结算之后，系统会自动生成结算表，表内显示商品车原估价及发票价格。同时，在原采购入库单内（不管是当月还是以前月生成的入库单），系统自动将入库单上的估价金额换算为发票上的金额。目前我司对于商品车上装采用组装的办法，组装是在库存模块，由于组装前必须先定义商品车的结构，如果一辆车的组装次数较多，定义起来特别繁琐，现在采购模块介绍另一种办法，商品车的后续支出,例如安装空调、简单的安装等支出，由其它单位提供发票，不管是库存车辆还是新购进车辆，先依照其它单位开来的发票在运费发票内输入，在这里是将运费发票引作他用，工业企业内材料的运费是可以分摊进成本的，在这里我们可以定义为商品车的后续支出分摊进成本，在运费发票内输入发票后，在业务---结算---费用折扣结算下进入结算界面，过滤入库单及发票，找到发票对应的商品车入库单，系统同样提供发票上金额按数量及按金额分摊两种处理方式，我们选前者，选择分摊，系统自动将发票上金额分摊进入商品车成本，再按结算即完成。结算后，发票进应付模块