五星级大酒店会议接待流程相关规定.pdfVIP

备备 忘忘 录录 备备 忘忘 录录 事由：关于会议预定/接待流程 领导批示 ： 由： 营销策划部 至： 酒店领导 日期：2010 年 4 月 12 日 编号： 一、会议/宴会预订/接待流程 1. 郑州**大酒店会议室规格、设备及报价 2. 协调分工 1) 相关的宴会场地及会场预订由营销部预订和变更，联系电话******** 2) 相关的餐饮包房预订 （宴会场地及会场除外）由餐饮部进行预订和变更，联系 电话********。 3) 相关的水疗设施的预订由水疗部进行预订和变更，联系电话******。 4) 为保证酒店价格体系的一致，各部接待的会议，原则上应由营销部总监签字确 认后方可执行。 3. 预定程序 1） 营销部销售人员与客人谈定会议价格及细节，并签订 《会务接待协议书》后， 制定 《会议接待通知单》，经营销总监和主管副总签字确认后，以书面备忘形式 下发各相关部门，包括房务部、餐饮部、水疗部、工程部、财务部、策划部。 以金合办公软件电子文本发放：总经理、驻店总经理、餐饮部、房务部、策划 部、工程部、采购部、财务部。 如遇大型宴会或会议，餐饮部应事先根据会议要求，制定出符合会议要求的菜 单和接待方案，经客人同意后再行预定。 2 ）如无特殊情况，《会议接待通知单》将不再下发各分部，请各部门将相关会议信 息转达各分部。 3 ） 《会议接待通知单》将直接下发到各部门第一责任人办公室，如不在办公室， 由部门秘书/文员接收并以最快的速度转交。所有接收人必须在营销部持有的原 件上签字确认。 4 ）各部门接收后，需迅速协同各分部对通知单内的相关信息进行核对，如有问题， 马上向相关销售人员提出，并由销售人员与客人沟通解决。 5 ）财务部在系统中为各个会议建立总账单号。 6 ）如宴会/会议预订有变更，销售部将制定《会议变更通知单》，并及时下发相关部 门，变更未涉及到的部门将不再发。 7 ）如宴会/会议预订有取消，销售部将制定《会议取消通知单》，并及时下发所有部 门。并由销售人员填写《会议预订取消报告》，报营销总监，必要时抄报总经理。 8 ）如遇到重要或者程序比较复杂的宴会/会议，将由总办召集各部门召开“沟通会”， 对会议各项细节进行沟通。 2. 会场布置流程及分工 1) 各部门按照 《会议接待通知单》和《会议变更通知单》上注明的最后期限提前 布置会场。 2) 客人进场布置时间，由销售人员根据客户要求以及会场的使用情况以电话形式 通知餐饮部总监或宴会部经理。 3) 客人进场布置期间，销售人员本人必须全程在场，宴会部、工程部须指定专人 负责，并保证现场有人员服务。 4) 客人布置会场期间，工程人员应给予适当的指导，以免由于客人使用不当造成 的酒店的设施设备损坏。 5) 客人结束布置前，餐饮部检查所有物品、设施有无损坏。 6) 餐饮部及工程部将所有准备工作完成后，结束会场布置。 7) 公关部按要求将指示牌制作完毕，并摆放在指定位置；如客人需要餐券、台卡、 条幅等，将制作完成的物品交与相关部门。 8) 会场布置期间，对于客人提出的临时问题，在场人员必须给予积极的回复。如 遇到酒店现有条件和设备实在不能满足客人要求时，及时与销售人员沟通后， 由销售人员给予客人最终回复。 3. 会议接待流程 1) 接到宴会通知单后，餐饮部/宴会部管理人员和服务员应掌握下列事项：宴会的 目的和性质，宴会的正式名称，宾客的年龄和性别，有无席次表、座位卡、席 卡，有无音乐或文艺表演，有无主办者的指示、要求、想法。对于宴会，应了 解台数