付款凭单制的业务流程.docVIP

付款凭单制 —— 一种有效的货币资金支付控制方式 付款凭单制（voucher system）是控制货币资金支付业务的有效手段。在这一制度下，不论是赊购、现购、支付费用账单或其他任何导致货币资金支出的业务，一开始都要填制付款凭单。付款凭单是一种授权付款凭证，是企业每一笔付款的重要依据。付款凭单制为西方企业广泛运用。笔者拟借鉴国外企业的做法，结合我国的有关制度，探索付款凭单制在我国企业中的应用途径。 一、货币资金支付业务的一般做法 《内部会计控制规范——货币资金》第十条规定：企业支付货币资金可分为以下四个程序（1）支付申请。单位有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。（2）支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。（3）支付复核。复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。(4)办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。 在以上控制程序中，支付审批是最为重要的控制程序，它关系到货币资金运行的安全性和有效性，而审批的适当性与有效性依赖于支付申请的正确性与合理性。在企业实践中，对于货币资金支付业务的申请与审批控制，不同的企业采用的控制方式也是不同的，主要有以下两种方式： 1．“单证背书”签批控制方式 当业务部门或个人需要支付款项时，将相关单证送达审批人员，由审批人员核实单证和用款计划后，在单证上签署同意支付款项的字样，并依此作为财务部门办理款项支付的的依据。这种方式常用于差旅费、日常办公用品购置费等小额业务款项的支付。 2．“用款申请书”签批控制方式 当业务部门或个人需要支付款项时，提前向审批人员提交“货币资金支付申请书”（注明款项的用途、金额、支付方式等内容，并附有效的经济合同或相关证明材料），审批人员经核实后在“用款申请书”上签署同意支付款项的字样，交财务部门办理款项支付。这种方式常用于物资采购、工程项目等大额业务款项的支付。 以上两种控制方式，其优点在于操作简便易行，但由用款部门或个人提出用款申请，财务部门难以掌握整个企业的资金需求，不便于对资金使用与筹集作出有效的安排。若审批人与财务部门之间缺乏有效的沟通管道，往往会造成审批金额与实际支付能力之间的脱节，以致影响到企业的信誉。 二、付款凭单制控制方式 1．付款凭单的基本内容与格式 付款凭单的基本内容也称为付款凭单要素，其主要有：（1）付款凭单的名称；（2）凭单到期日（3）收款人名称；（4）填制凭单的日期；（5）凭单编号；（6）摘要；（7）申请付款金额；（8）核准付款金额；（9）付款方式，包括现金付款方式和转账付款方式；（10）借记账户的名称；（11）借记金额；（12）有关责任人的签章。其格式如下： 付款凭单 凭单到期日 收款人 年 月 日 凭单编号 摘要 申请付款金额 核准付款金额 付款 方式 借记账户名称 借记 金额 附支持凭证（ ）张 人民币（大写） 制 单 复 核 出 纳 审 批 审批日期 2．凭单登记簿 采用付款凭单制，填制的付款凭单将依次登记在凭单登记簿中。在凭单登记簿中，可以为一些常用账户（如应付凭单、材料采购、原材料、工程物资、管理费用等账户）设置专栏；为非常用账户设置其他账户栏目。在凭单登记簿中开设栏目的目的在于，通过定期汇总各栏目金额，可以为企业管理提供采购资金的分布信息。凭单登记簿的格式如下所示： 年 凭单编号 摘 要 支付日期 借记账户 贷记账户 月 日 年 材料采购 应交税金 工程物资 预付账款 其他应收款 管理费用 其他账户 应 付 凭 单 月 日 账户名称 金 额 3.付款凭单处理流程 付款凭单制的处理流程可以分为以下五个步骤： （1）获取