办公物资管理标准作业规程.docVIP

办公物资管理标准作业规程 1.0 目的 加强公司内部各项办公物资的日常管理，控制运营成本，维持正常的经营秩序。 2.0 范围 适用于公司各类办公用物资的管理。 3.0 管理职责 3.1 使用人员负责按公司规定使用各类办公物资。 3.2 部门负责人负责监督本部门各类办公物资管理。 3.3 行政部负责各类办公物资的统一监管。 4.0 程序要点 4.1 办公用品 4.1.1 分类：办公用具、日耗品 4.1.2 办公用具：指办公桌椅、文件柜、档案柜、更衣柜、文件盘、文件栏、文件夹、笔筒、订书机、名片夹、直尺、美工刀、剪刀等可长期使用的办公用具。 4.1.3 日耗品：指记事本、签字笔、铅笔、橡皮擦、回形针、别针、订书钉、透明胶带、印刷类工作记录等易耗品。 4.1.4 由行政部负责编制《办公用品一览表》，并发送自各管理处备查；各管理处所需办公用品按采购程序办理，办公用品由行政部按《物品购买申请单》统一采购；办公用品按正常出库手续办理领用。 4.1.5 各类办公用品日常管理权限：公司各部门办公用品的日常管理由行政部负责；各项 目管理处办公用品的日常管理由各管理处负责；每月办公用品采购后，分别由行政 部和管理处在库房一次性领取；公司各部门与管理处员工领用办公用品的，分别由 行政部和管理处负责发放，发放时应分别在《办公用具领用表》和《办公日耗品领 用表》上登记。 4.1.6 办公用具一般在员工入职时一次性领用，使用年限不低于1年（其中办公桌椅、文件柜、档案柜、更衣柜等大型办公用具使用年限不低于2年）；在规定使用年限内自然损坏的，由领用人报损程序处理；非自然损坏的，由领用人照价赔偿；员工离职时，应向行政部清退完所有的办公用具，行政部在《个人物品领用表》相关栏目内签字确认，对遗失的办公用具应赔偿。 4.1.7 日耗品管理原则： A 各部门应根据平均使用情况制定岗位领用标准，在规定范围内使用；超出规定20%的应有情况说明； B 对可以更换的日耗品尽量更换使用（如签字笔芯等），应本着节约成本、尽量回收再利用的原则使用；耗用完毕后另行以旧换表的方式申领。 4.1.8 员工更衣柜为公司配发给员工在工作时间内存放个人物品之用，不得存放公物；公司保留对更衣柜不定期检查的权力，检查时公司相关人员两人同时在场。 4.2 钥匙管理 4.2.1 公司和各项目管理处应建立钥匙管理库，分别由各自的负责人进行专门管理。 4.2.2 除总经理、财务部办公室钥匙外，公司各办公室、管理处各管理用房、员工更衣柜的钥匙应在钥匙库中备存。 4.2.3 进入钥匙库的钥匙应由行政部和部门负责人一起封存，并加盖印章；需调用、更换、配置该钥匙时，应由申请人填写《钥匙管理表》，在部门负责人签署同意后由行政部人员和申请人一起开封，使用完毕后重新封存。 4.2.4 未经所属部门负责人同意不得增配；若发生损坏的，应及时报修；若发生遗失的，应及时报告部门负责人，必要时应安排换锁。 4.2.5 钥匙管理人员因工作调动或离职，应办理钥匙的移交手续。 4.3 图书管理 4.3.1 图书的申购： A 部门经理依据本部门业务开展需要提出《购书申请》，申请包括以下内容： ——申请的原因、依据等； ——申请的事项与具体要求； ——费用预算 B 行政部审核：行政部文员根据行政部编制的《图书目录》进行检查，是否有类似的图书： ——如果没有按正常程序办理； ——如果有类似的图书，征求申请人意见，申请人认为合适的执行图书借阅手续；认为 不合适的报行政部审核后，报总经理审批； C 总经理审批同意的按正常程序办理；不同意的，由行政部通知申请人。 4.3.2 图书购买后应将图书报行政部登记，加盖公司骑缝章；登记后的图书资料由行政部负责编号、登记目录、保管，编制《图书目录》；每次购进新书，需进行编号登记后，再办理借阅手续。图书编号规则如下表： 编 号 规 则 示 范 成都凯旋物业/ BK_NO. □□□ 流水号 成都凯旋物业/BK_NO.022 4.3.3 行政部每月对图书进行一次清点，并将清点结果报总经理审核，同时将整理后的《图书目录》提供给各部门，供各部门借阅。 4.3.4 公司图书仅限本公司内部员工借阅；员工需借阅时到行政部办理借阅手续。 4.3.5 因图书资源有限，原则上员工一次限借一本图书。 4.3.6 公司图书实行ABC分类控制管理：A类型属常用性参考、工具图书，须在自借阅之日起3天内归还；B类型属基础性常识图书，但须在自借阅之日起15天内归还；C类型属一般性图书，但须在自借阅之日起30天内归还；特殊情况，经行政部主任审批可适当延长