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集思國際會議顧問有限公司 集思國際會議顧問有限公司 主講 集思國際會議顧問有限公司 總經理 葉泰民 籌辦流程 競標資料蒐集提案簡報 競標前的資訊提供 主辦單位來台勘查 理事會來台舉辦 競標時的提案與簡報 企畫書撰寫 簡報呈現 台灣的地位 台灣目前為全球第20大國際會議城市，在亞洲僅次於排名第3的漢城與第10的新加坡。 ICCA的會員排名，台灣名列第33名，證明台灣在發展會展產業具有優勢與機會，且已深獲國際肯定。 揚帆待發 1.人民好客、友善、旅遊環境安全。 2.合乎國際水準的會議場地及旅館。 3.台灣地理位置適中，交通便捷。 4.豐富的中華文化及美食，多采多姿的夜生活。 5.堅實的經貿網路及民主奇蹟。 6.14天免簽證，商務客仍有成長空間。 成長空間 1.國際政治地位低落，不利爭取國際會議來台。 2.政府重視程度不足，缺乏專責機構。 3.硬體設施仍嫌不足。 4.軟體及語言等專業人才不足。 5.機場交通不夠便捷，市區交通無法掌控。 6.物價高，旅館、會議設施、餐飲選擇性少。 7.城市無特色，景觀不良，英文路標不清楚，缺乏舒適之行人環境，無整體城市之形象。 成長空間 8.會議產業相關協會、公會沒有權威，缺乏群 體合作。 9.缺乏英文媒體及會議旅遊相關資訊。 10.計程車良莠不齊。 11.文化活動不足吸引外人參與 12.公共設施如博物館、美術館無法彈性配合 國際會議使用 13.政府、民間對國際事務參與之不足 14.航空公司配合度不高 國際會議承辦的方式 會員國輪流主辦 地區性輪流主辦 競標方式-bidding 國際會議競標的要素 良好而活躍的關係 是否是委員會成員之一？ 是否具有長久而持續的關係？ 在組織高層是否有好朋友？ 是否經常參加組織的相關活動？ 台灣是否為會員代表？ 國際會議競標的要素 專業性的定位 是否有足夠相關性的認証？ 大家是否認定台灣有主導能力？ 在主要的會議活動中是否常發言？ 學者/會員/成員是否有足夠的知名度？ 國際會議競標的要素 各城市的輪替 最後一次舉辦是什麼時候？ 什麼時候舉辦最合適？ 還有哪些國家參與競標？ 國際會議競標的要素 成功爭取舉辦的機會 舉辦城市對全球的與會者來說此地是否有足夠的吸引力？ 該地是否有成功舉辦大會的基礎？ 該地是否安全且足以信賴？ 是否有旅遊或是簽証的限制？ 國際會議競標的要素 之前競標的經驗 是否曾經嘗試過 是否為第一次參與競標 是否提早宣布要參與競標 之前競標失敗的原因 國際會議競標的要素 舉辦及經營會議的經驗 是否曾經舉辦過地區性的會議活動？ 地區性的會議活動是否有許多與會者？ 台灣的會員是否參加過國際性的活動？ 國際會議競標的要素 能提供的實際經濟資助 是否符合RFP所有的要求 是否能進行實際的預估 是否親自提供資助經濟需求 是否有經濟來源 跨出台灣 國際組織的參與 Step1:增加與國際機構組織接觸的機會 Step2:加入國際機構組織 Step3:在機構組織中扮演重要的角色 Step4:爭取來台舉辦國際會議/活動/展覽 Step5:爭取總部設在台灣 國際會議的爭取 能力培養 語言能力 提案能力 表達能力 政府政策的配合 支持出國競標的費用及時間 來台舉辦國際會議的獎勵 會議公司的角色 競標前的資訊提供 競標時的提案與簡報 會前的統整、協調 會中的監督、執行 會後的核銷、結案 競標時的提案與簡報 提案前的研究調查 協助企畫書撰寫 協助簡報呈現 會前的統整、協調 籌備委員會成立 籌備委員會成立 － 產、官、學 考量重點： 對募款的幫助 對公務部門的協調溝通（1996年亞特蘭大奧運的教訓） 對增加與會者報名的幫助 對籌辦工作的幫助 其他 籌備委員會成立 決策小組核心成員 沒有一個決定是完美的 不做決定最可怕 工作劃分 橫向聯繫 垂直整合 時間與空間的概念以現場為規劃準則，避免衝突 減少介面產生 會議公司在做什麼？ 會中的監督、執行 各組工作執掌 各組工作執掌 各組工作執掌 各組工作執掌 各組工作執掌 各組工作執掌 各組工作執掌 各組工作執掌 公關宣傳計畫 宣傳目的?目標對象是誰? On-line與Off-line媒體宣傳 Attendee Promotion 記者會 預算規劃 媒體宣傳工具 On-line 報紙 雜誌 網路/eDM 廣播 電視 各組工作執掌 各組工作執掌 各組工作執掌 各組工作執掌 時程控管 (milestone) 時程控管 Evaluation/成功的關鍵因素 貴賓接待規劃 接待人力配置 人力招募 人力訓練 現場調度及管理 活動期間接待規劃 薪資核算 會後人力評量 接待組 貴賓及與會者接送機事宜 飯店至會場交通安排 晚宴活動交通安排 參訪旅