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第4章 使用外部数据 学习目标 本章要点 上机练习 习 题 学习目标 在使用数据库时，常常需要使用数据库外部的数据，如其他的Access数据库、其他类型文件中的数据，如文本文件、电子表格、HTML文档等，或者是其他类型的数据库，如Microsoft SQL Server、Oracle等。本章主要讲解如何链接和导入外部数据，以及导出数据。 本章要点 理解外部数据 链接表 管理链接表 导入外部数据 导出数据 理解外部数据 在使用数据库时，与外部的应用程序和数据文件交换数据是一种基本操作。 外部数据类型 使用外部数据方式 外部数据类型 Access支持与多种应用程序或数据文件交换数据。Access项目就是一种典型的使用外部数据的方法。Access支持的应用程序主要包括： 大多数Windows应用程序，如Word、Excel。 数据库管理系统，如FoxPro、Oracle。 服务器数据源ODBC。 外部数据类型 Access还支持与下列类型的文件直接交换数据： 各种不同版本的Access数据库。 dBase III、dBase IV和dBase V。 Microsoft Excel。 Exchange。 HTML文档。 Outlook。 Paradox。 文本文件。 Windows SharePoint Services。 ODBC数据源。 使用外部数据方式 Access提供了3种使用外部数据的方式： 链接 导入 导出 链接 链接指在Access数据库中为外部数据建立一个链接表，而数据仍保存在外部数据文件中。对于Access能够直接识别的数据格式、经常需要修改的共享外部数据，常采用链接的使用方式。 Access可以链接的外部数据包括Access数据库、Microsoft Excel电子表格、Exchange文档、HTML文档、Outlook文档、Paradox文档、文本文件、dBase文件、Windows SharePoint Services和ODBC数据源。 导入 导入指将外部数据复制到Access表中，对于Access不能识别的文件格式（如Lotus 1-2-3电子表格），则只能通过导入功能将数据库复制到Access表中。 导出 导出指将Acccess表中的数据复制到外部的Access数据库、文本文件或其他类型的文件中。 链 接 表 链接表包括链接Access数据库表、链接Excel电子表格、链接HTML文档等。 链接Access数据库表 链接Excel电子表格 链接HTML文档 链接文本文件 链接Access数据库表 Access允许链接网络上或同一台计算机中另一个Access数据库中的表。 【例4-1】 “第4章例.mdb”数据库（光盘:\chapter4\第4章例.mdb）链接“链接数据.mdb”数据库（光盘:\chapter4\链接数据.mdb）中的“教师信息”表。 链接Excel电子表格 Microsoft Excel电子表格是一种常用的非数据库表。在Access数据库中链接了Excel电子表格后，在Access或Microsoft Excel中都可修改电子表格中的数据。 【例4-2】 “第4章例.mdb”数据库（光盘:\chapter4\第4章例.mdb）链接“水文数据.xsl”电子表格（光盘:\chapter4\水文数据.mdb）中的sheet1工作表中的数据。 链接HTML文档 Access可使用一些格式比较简单，仅包含HTML表格或列表的HTML文档来创建链接表。 【例4-3】 在“第4章例.mdb”数据库（光盘:\chapter4\第4章例.mdb）链接“水文数据.htm”HTML文档（光盘:\chapter4\水文数据.htm）。“水文数据.htm”HTML文档在IE浏览器中显示一个数据表格。 链接HTML文档 链接文本文件 在使用文本文件创建链接表时，Access将文件中每一行作为一个记录，第2行可作为字段名。每行中可使用空格、Tab键、逗号（,）、分号（;）等符号作为数据分隔符，或者按固定宽度组织数据，文本数据也可使用双引号括起来。 【例4-4】 “第4章例.mdb”数据库（光盘:\chapter4\第4章例.mdb）链接“水文数据.txt”文本文件（光盘:\chapter4\水文数据.txt）。“水文数据.txt”使用Tab键作为分隔符（两个数据之间只有一个Tab键）在记事本中打开。 链接文本文件 管理链接表 管理链接表即修改链接表名称、删除链接表、查看和更新链接表等。 修改字段属性 定义关系 修改链接表名称 删除链接表 查看或更新链接表 修改字段属性 链接表与Access表的使用方式相同，只是不能修改链