怎 样召开好会议和宴会.pptVIP

内容 展示 宴会 Sales Training 会议经营 ——产品发布会 展示 展示发挥的三种效果 １、唤起听众的注意，并为听众创造听取信息的欲望； ２、令听众确切地了解所传达的信息； ３、说服听众，并促使听众立刻采取某些行动。 展示前准备 展示前准备（１） (1)了解听众。 了解听众对主题抱什么态度、拥有多少知识、有多大的兴趣。 (2)熟悉陈述的主题。 答复听众的疑问，言之有物才会令人信服。 (3)设定具体目标。 希望听众得到什么样的观念、对于所得到的观念产生什么样的看法以及把所得到的观念充作什么样的作用。 展示前准备（２） (4) 将有助于实现上述具体目标的各种信息罗列出来。这些信息包括一般性的消息、研究的成果、理论、案例、个人经验、别人的观念等。 (5) 根据所能运用的陈述时间，从已经罗列出来的各种信息中选择最重要者与最切题者。 (6) 考虑使用适当的视听器材。切记：当人们听到某些事情的时候，也能同时看到这些事情，则他们对这些事情的理解程度将大为提高。 展示前准备（３） (7) 准备一份内容纲要 —— “引言”部分旨在吸引听众注意； “本体”部分旨在将内容按逻辑进行阐释，例如由简而繁、由已知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要。 “结语”获得的启示。 先告诉他们你即将说的是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们的是什么。” 展示前准备（4） (8) 备妥各种视听器材，包括挂图、投影片、录音带、幻灯片、影片、讲议等。 (9) 用录音机及录像机作陈述演练，或是在一、两位假想听众面前进行陈述演练。 展示技巧 展示技巧（１） (1)要与听众保持视线接触，尽量减少念读文稿。 (2)灵活运用“停顿”技巧，以便令听众得以深思及判断所听到的信息，并作出反应。 (3)尽量使用听众有切身经验的与听众所易于体会的实例或轶事。 (4)适当地改变音量、音调、或语气。这样做不但有助于消除听众的沉闷感觉，而且仍可令陈述本身显得更加生动。 展示技巧（２） (5)注意措辞，说符合听众的层次与要求的语言。 (6)要克制足以令听众分心的各种举止。 　身体不挺直 　双手交叉于胸前 　依在桌旁 　经常眨眼 　双手叉腰 　身体重心频繁地左右晃动 　陈述时手中不停地玩弄物品，会引起部分听众的不快。 　　令自己的陈述变得极度精彩有趣，以便令听众因全神贯注聆听，而意识不到自己的举止。 展示技巧（３） (7)善用幽默性话语。值得注意的是，幽默性话语并不等于轻佻的话语或是浅薄的话语。轻佻的与浅薄的话语应绝对避免。 (8)以投影片、幻灯片、挂图，或派发讲义充当讲稿。切忌一边陈述，一边翻阅讲稿，因为这样做不但浪费时间，而且很容易令听众丧失兴趣与耐性。 (9)设法凭发问令听众介入，避免从头到尾都唱独脚戏。 实物展示 实物展示（１） (1)将实物摆放在最显眼的位置，以便引发与会者注意与好奇心，并且方便主席在适当的时候从事展示与讲解。 (2)在展示与讲解事物前，切莫玩弄它，以免引起观众的焦灼感。 (3)展示时应让观众都看清楚。主持人最好是站在于观众视线接触到的范围内。倘若有少数观众因座位角度关系以致视野不佳，主持人应主动调整自己的位置，以便令这些与会者也能看清楚该物品。 实物展示（２） (4)展示时，主持人应小心翼翼地将它当作贵重的物品看待。这不但可强调对展示中的物品的重视，也可令与会者重视该物品。 (5)在讲解物品时，主持人切莫将它交给与会者轮流观察或触摸，因为主席一旦把物品交出，则正在观察或触摸的与会者，将无法留意到主席的讲解，尚未轮到观察或触摸的与会者，也因焦急地等待物品的传递，而无心聆听主席的讲解。 (6)如展示时需要对实物进行操作，主持人应事先将操作方法演练纯熟。若主持人显示不知如何操作，与会者不但会降低对展示品的评价，而且也会降低对主席的评价。 招待和宴会 人员配置 (1) 主管（1位）。 负责计划、组织、推动、指导及协调工作；负责监督项目人员的活动，器材和设施，批准开销和签订的协议。 (2) 设施主持人（若干）。 受主管委派，负责物品和服务的安排，包括与会议承办人或场地管理部门磋商、联络和协调，监督集会场所的准备和食物与饮料的供应，以及订购、运输、安置、保管和处置所有与活动有关的特殊器材和供应品。 (3) 公共关系指导人。 受主管委派，负责计划、组织和指导宣传活动；与新闻媒介保持联系；可以协助项目的开发和登记。 组织实施步骤 第一阶段(会前1个月)： 1、决定集会的基本目的和主题。 2、确定时间和日期。 3、完成项目工作人员的指派。 4、编列暂定的邀请名单，估计出席人数。 5、制定初步预算(包括如需付给出席者报酬的经费在内)。 6、选定场地和宴会承办人并签订