SAGE x3培训资料-采购管理汇.doc

采购管理  声明 本文所含信息代表了SAGE 公司在本文发布时的观点。因为SAGE 必须响应不断变化的市场条件，这些信息不应被视为SAGE 方面的承诺，同时SAGE 也不能保证本文发布之后其他任何信息的准确性。本文档仅供参考。SAGE 对本文档中的信息不提供任何形式的（包括明示或暗示的）保证。 版权 用户有责任遵守所有适用的版权法。在版权法所赋予权利的前提下，未经SAGE 明确的书面许可，任何人不得将本文复制、存储或引入可检索系统，或是以任何形式或通过任何方式（电子、机械、影印、录制或其他方式）传播本文的任何部分。 商标 本文主题可能涉及SAGE 的专利、专利申请、商标、版权或其它知识产权。除非获得SAGE明确的书面许可，否则提供本文档并不代表许可您使用这些专利、商标、版权或其它知识产权。 目 录 1. 基本介绍 4 1.1 采购管理的内容 4 1.1.1 SageX3 采购模块主要功能和应用 5 1.1.2 SageX3 采购模块的主要特性 5 1.2 基本概念 6 1.3 常用参数设置 6 2. 价格管理 6 2.1 发票元素 7 2.2 价格结构 8 2.3 订价参数 8 2.4 订价理由 11 2.5 价格录入 11 2.6 价格搜索 12 3. 订单管理 13 3.1 订单类型 13 3.2 信用额度 14 4. 采购基本流程 15 4.1 采购请求 15 4.2 采购询价 16 4.3 采购订单 18 4.3.1 订单 18 4.3.2 合同及装运请求 19 4.3.3 自动采购订单 22 4.3.4 预付款管理 23 4.4 采购收货 24 4.5 采购发票 26 4.6 采购退货及贷项凭证 28 4.7 采购签字 29 5. 会计接口 33 6. 查询 34 1. 基本介绍 1.1 采购管理的内容 SageX3采购模块是SageX3分销系统的主要功能模块之一，也是控制企业整个物流链条始端的功能模块。它主要处理和控制企业的采购业务，实现企业对采购流程、采购物品和供应商的有效管理。 SageX3采购模块的基本内容包括：请购、询价、报价、采购以及审批控制，此外还包括供应商管理等内容。 SageX3是一个集成的ERP系统。采购模块作为其中的一个重要组成部分。 图3.1.1 采购模块与其他模块的集成 1. 采购模块与应付模块：供应商开票后，在应付模块中录入发票并与采购订单进行匹配； 2. 采购模块与库存模块：供应商货到后，在库存模块对该采购订单进行接收； 3. 采购模块与总帐模块：采购模块业务产生的相应会计科目，将自动过帐到总帐；采购与总帐共享会计期间。 1.1.1 SageX3 采购模块主要功能和应用 1. 对请购、采购业务流程的监测和控制。 2. 请购与采购业务均可通过工作流的方式对实际业务进行监测和控制。当请购需求或者采购请求录入系统后，录入员即可递交给上一层的领导进行核实或者审批，上一层领导打开需要核实或者审批的单据并对请购或者采购的内容做出回应，从而在系统上完成对实际业务的监测和控制。 3. 记录并利用询价和报价信息 4. 对供应商的询价和报价信息可以记录在系统中作为历史记录，当实际发生采购行为时，可以利用对某一供应商或物品的报价信息直接生成采购订单。 5. 对供应商进行有效的管理和评价 6. 对供应商的管理包括：供应商的增加、删除，以及合格供应商的管理等；对供应商的评价，系统可以根据对供应商报价、采购及采购接收的历史记录信息的分析，以报表的方式提供供应商的绩效评价指标。 1.1.2 SageX3 采购模块的主要特性 1. 业务与财务集成（资金保留、与应付和总帐集成） 2. 采购业务可以进行资金的保留，在总帐中生成相应的承付款帐户，同时采购也与应付和总帐模块集成，在总帐中生成相应的应计负债帐户 3. 利用工作流方式规范业务 4. 请购与采购业务均是通过工作流的方式处理的，即实际的业务可以通过工作流的设定进行重组 5. 强大的审批与权限控制 6. 通过职位、职位层次结构、以及审批组和审批分配的设置可以对实际业务进行有效的监测和控制 7. 多样化的采购模式（采购类型和采购内容） 8. 采购类型和采购内容的多样化 9. 灵活的外币处理 10. 可以进行不同币种采购业务的处理 11. 丰富的系统报表等等。 1.2 基本概念 1.2.1 四种单据 X3采购模块所有的业务都是通过以下4种单据来完成的。 请购单：记录请购或采购需求的单据。 讯价单：记录向供应商讯价信息的单据。 报价单：记录供应商提供报价信息的单据。 采购单：记录采购信息的单据。 1.2.2 四个要素 X3采购模块的每种单据都包含4个基本要素。 物料：请购或采购的内容，可以是物品、费用，也可以服务 数量：请购或采购物品的实际数量。 单价：请购或