归档文件整理操作.pptVIP

第六步：编制归档号 档号包括全宗号、年度、保管期限、机构问题、件号、页数 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 如：小市办事处510 年度号：文件材料产生的年度，用四位阿拉伯数字标注公元纪年。如：2012 保管期限：填写归档文件保管期限（长期、短期） 机构（问题）：按机构问题分类的要填写； 件号：填写文件的排列顺序号。同一期限、同一年度分别依材料产生时间先后顺序排列，从“1”开始，每年一个流水号。长期、短期编号后形成2个流水号。 页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。 编号的目的之一是固定归档文件在全宗中的位置。归档文件的位置是由前期系统化工作所决定的，因此，“编号”中的“号”并不是一个简单的数字，而往往包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、总页数等分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合，统称为编号项目。 盖归档章 用红色印泥加盖归档章 加盖在文件首页上端居中的空白位置 如果上述位置被领导批示或收文章占用，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜 文件首页确无盖章位置或重要文件需保持原貌的，可在文件首页前另附纸加盖归档章 归档章尽量不要压住文件字迹，不能与批示文字或收文章等交叉 图1：归档章式样 归档章样式： 全宗号 年度 件号 保管期限 页数 例： 0510 2013 1 长期 5 第七步：“归档文件目录”编制要求 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等七个项目 归 档 文 件 目 录 1、件号：填写室编件号。 统一用阿拉伯数字从“1”起依次标注； 2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。 （1）、使用全称或通用简称，无法简称的抄写全称，不得随意简化； （2）、合同、协议等两个作者的抄写齐全； （3）、联合发文时多个作者的，一般应将所有责任者着实抄录，责任者过多时可抄主要作者后加“等”字，但立档单位本身是责任者的必须抄录； （4）、领导讲话稿、信件等作者为个人的，填写姓名（尽量注明职务）； （5）、单位内部有的文件，由于各种原因，常会出现未署责任者的“白头文件”情况，应根据文件内容、形式特征加以考证并填写。 注意责任者一栏的填写常犯的错误： （1）、不能使用“本局”、“本委”、“本办”、“本公司”等含义不明的简写法； （2）、不能把文件承办部门或承办人的名称作为责任者，如：写拟稿人姓名或拟稿科室名； （3）、不能用文号的机关代字代替责任者； （4）、不能空着不填。 3、文号：填写文件的发文字号。 （1）、发文字号包括“机关代字、年份、序号”三部分，如：关档[2012]18号、关委办发[2012]16号，应照实抄录，不能随意简化或省略； （2）、文件没有文号的，文号栏可空着不填； （3）、文号栏不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号； （4）、文号栏不得填写诸如“情况简报”等刊物名称。 4、题名：填写文件标题。 （1）、原则上一文一题，照实抄录，不要随意简化； （2）、文件如有副题，应把副题也抄录； （3）、文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录； （4）、来文与复文作为一件时，只对复文进行编目，但必须在复文题名后用（）注明有无来文，如（附请示）； （5）、文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时，应在正文题名后用（）抄录附件标题； （6）、文件标题内容不是很确切的，如“关于对市政协1802号议案的答复”，应在其后用（）注明具体内容； （7）、文件标题未能反映出相应内容的，如“关于张三等8位同志的任职决定”，应在其后用（）注明相关的内容，如“关于张三等8位同志的任职决定（李四）”——李四是本单位的人； （8）、文件无标题或只是“通知”、“嘉奖令”等无实质性内容的标题，应拟写简明、扼要的文件标题或摘要，外加[ ]号； （9）、题名较笼统的，需要进一步细化著录。如“╳╳介绍信存根”一本作为一件时，其题名可为“╳╳介绍信存根”，但介绍信中的人名应细化著录。手工编目的，另纸抄录人名，在备注栏中注明“有二级目录”；计算机编目的，可在备注栏中录入人名或在备注栏中建立链接至二级目录，以便二次检索。 5、日期：填写文件的形成时间。 （1）、以8位阿拉伯数字标注年月日， （2）、没有日期的文件应考证清楚后填写； （3）、月、日不全的用0补足8位。 6、页数：填写每一件归档文件的页数。 （1）、文件中凡有文字、符号、图形的每一面为一页； （2）、折叠的大张文件为一页； （3）、一纸上贴数张小页的各小页各为一页； （4）、印刷成册的文件无需将目录、序言、正文等页数相加计页，只需计书册的最后一页页数； （5）、空白页不计页。 7、备注：注释文件需说明的情况。