A01-01收文管理制度.docVIP

收文管理制度 沪普悦项字（2006）A01-01号 操作流程 签收来文 正本编号归档 工程助理 影印本送项目 工程助理 指定主办人员 项目工程助理 相关单位会商解决办法 项目工程师 拟订解决办法或回文 项目工程师 核阅 项目公司相关部门 不同意 同意 决议实施 项目工程师 结案归档 工程助理 管理程序及控制重点 目的 为提高办公效率，使收文管理程序规范化、系统化； 对收文内容及时回馈。 程序内容 收文的签收及归档 工地所有收文一般均由工程助理签收，如其他人员代签，务必将原件立即交付工程助理； 工程助理收文后立即将正本编号归档，填写“文登记表”，同时将影印本送交项目及项目工程师。 指定主办人员 项目审阅文件； 项目提出处理意见及指定主办人员，并将文件及处理意见交付主办人员处理。或工程助理根据项目部工程师的分工而提交专项工程师，并“收文分项处理跟踪表”。 项目工程师执行处理 如文件为汇报性质的，项目工程师阅读了解，并通知工程助理对该文件结案； 如文件有待解决内容，由主办项目工程师负责制定或召集相关单位协商解决办法； 如文件内容需回复，由主办项目工程师负责拟订回文。 项目核阅 主办项目工程师将协商处理结果汇报项目核阅； 项目同意后作为决议内容由主办项目工程师负责实施； 需要公司相关部门确认的决议送公司审核。 实施决议内容 重要决议内容由工程助理列入“工作重点事项跟踪表”，由主办项目工程师负责执行，执行情况由项目及工程助理进行跟踪管控； 发文参照“发文管理”。 结案归档 收文相关内容处理结果经项目认可后结案；工程助理在收文登记表中登记结案日期。 控制要点 签收文件时务必写明签收人姓名，签收日期； 收文的回应工作由工程助理负责全程的跟踪管控； 在合约中对收文的回复或直接来文中有明确的时间限制，超期视为 对收文内容已默认。因此工程助理要负责回应工作的时程管控； 项目及工程助理通过“收文分项处理跟踪表”进行回应工作的管控，主办工程师在夕会中进行工作进展汇报，当日的所有收文要在工作日志中记录。 使用表单 收文分项处理表工作重点事项跟踪表 文件归档表单 工程联系单（土建来文） SWTJ-01 （注：后附使用范本） 执行说明 本经公司各级领导审批后执行。 第 3 页 共3页 共