档案管理文件.doc

- PAGE 1 - 惠州市光大水泥企业有限公司档案管理构架 综合档案员 综合档案员 惠州市光大水泥企业有限公司 档案综合管理实施办法 档案管理是企业基础管理之一。为充分利用好公司资料，更好地为公司的生产经营活动服务；为便于档案资料的查找利用，根据《中华人民共和国档案法》颁发的有关档案管理规定，制定本实施办法，是指导全公司各部门进行档案管理的基本文件。 一、总则 1、惠州市光大水泥企业有限公司档案资料是公司在各项工作活动中形成的、有保存价值的历史真实记录，是公司的重要历史财富，它可以对公司的生产、经营等各项工作提供有效的服务，是提高工作效率和工作质量的重要条件。档案工作是公司工作的重要组成部分，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。 2、公司档案管理工作，要做到科学化、规范化，要充分运用现代化办公手段，不断提高档案信息的综合整体管理水平和提高档案资料的利用率。 3、要结合企业实际进行科学分类，对公司形成的各种六类和载体的档案实行综合管理。公司行政部是公司档案综合管理的职能部门并设置公司综合档案室。 4、根据公司保密工作的需要和管理特性，公司档案管理实行集中与分散相结合原则，即目录由公司综合档案室集中管理，档案资料相对分散由各部门保存，各种档案资料齐全完整地收集、管理并规范地立卷归档，全公司统一编目方法。 二、综合档案室工作任务： 1、贯彻执行《中华人民共和国档案法》、广东光大企业集团公司有关档案资料工作的政策和规定。 2、制定本公司档案工作计划和规章制度。 3、负责监督指导本公司各部门完成每年各类档案立卷、归档工作。 4、负责对档案的鉴定、保管、统计、利用和编研工作。 5、负责组织各部门档案责任人进行专业培训。 6、办理集团公司及公司总经理交办的其他有关的档案业务。 三、档案综合管理范围： 按中华人民共和国《工业企业档案分类试行规则》-国档发[1991]26号文内 容，本公司档案综合管理范围是以公司全部档案为对象，根据公司管理职能，结合档案内容及其形成特点。将公司全部档案分为如下九个大类目：即?行政管理类；?经营管理类；?生产管理类；?技术管理类(含产品和科学技术研究类)；?基本建设类；?设备仪器类；?会计档案类；?声像实物类；?公司职能范围的志专门业务档案。 四、档案的整理： 档案的整理工作按如下三个步骤进行： 1、编制分类大纲：根据公司形成的全部档案为一个联合全宗，联合全宗内的档案应该按门类(载体)分成若干个大类。如随着公司之发展、繁愆出子公司，则每一个公司分为一个分全宗，全宗内的档案按门类(载体)分成若干个大类。 2、一个全宗内的各类档案的分类整理，应根据其不同特点进行。方法是：?行政管理档案、经营管理档案、生产管理档案、技术档案按年度?级别?问题?保管期限进行分类整理；?基建档案按工程项目?工程项目阶段分类整理；?设备档案按设备种类型号分类整理；?会计档案按年度?种类(即按报表、帐簿、凭证等)分类整整；?声像实物档案按专业主管部门的要求规定进行整理； 3、案卷的排列，应遵循以全宗为单位，按不同类、载体和不同保管期限分别排列的规则，保持排列方法统一、前后一致。 五、档案的鉴定： 1、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本公司各种门类档案保管期限表，作为档案鉴定的依据。 2、档案的鉴定工作，应在公司分管负责人的领导下，由行政部和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。 3、档案的鉴定以案卷为单位进行，凡经鉴定失去保存价值的档案，由鉴定小组提出报告，千具清册，经公司分管领导人批准，指定两人监销，并在销毁清册上签字。 六、档案的保管： 1、公司及各部门应配备安全的档案库房或档案专柜、档案库房要配有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫鼠等设施。 2、档案员要每月对档案的状况进行全面检查并作好记录，发现问题及时向直属上司汇报，采取有效措施保护档案的安全。 3、公司档案管理要实现现代化，档案员要将所有档案资料目录随时输入电脑储存。要采用现代化手段提高档案管理的科学水平。 4、建立全宗卷，即将在管理本全宗过程中形成的、能够说明本全宗历史情况的各种文件材料如立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录等组合成专门案卷。 5、档案的排列方法及顺序，应同用其整理分类方法一致。按先排永久、长期的案卷，后排短期的案卷之原则，自左向右、自上而下排列。 七、档案的统计： 公司综合档案管理部门(行政部)及各部门要建立档案的统计工作，对档案的接收、移出、销毁、利用等情况及时进行统计。 八、档案的编制和利用： 1、档案责任人要积极开发档案信息资源，做好档案提供、利用工作。 2、档案责任人要根据本单位工作需要，编制各种档案检索工具。 3、档案责任人要根据公司的中心任务，主动开展编研工作，如编研大事记、专题资料和文件汇编等。 4、