XX省教育局 协同智能办公平台操作手册.docVIP

云南省教育局 协同智办公平台 操作手册 目 录 1. 个人邮件 3 1.1. 新建邮件 3 1.2. 收件箱 6 1.3. 发件箱 7 1.4. 文件夹 8 1.5. 邮箱配置 8 1.6. 草稿箱 9 1.7. 垃圾箱 10 2. 文档管理 11 2.1. 公共资料 11 2.2. 员工培训 15 2.3. 规章制度 17 2.4. 岗位职能 19 2.5. 行政审批 21 3. 发文管理 24 3.1. 流程定义（只限于管理员使用） 24 3.1.1. 设置管理员 24 3.1.2. 审批角色 25 3.1.3. 审批状态 26 3.1.4. 审批流程 27 3.2. 发文管理 30 3.3. 收文管理 40 3.4. 发文档案 43 3.5. 收文档案 44 3.6. 数据字典（只限于管理员使用） 46 4. 信息交流 50 4.1. 人员通讯录 50 4.2. 电子期刊 52 4.3. 电子论坛 58 5. 个人资源 63 5.1. 个人通讯录 63 5.2. 个人信息发布 65 5.3. 修改密码 67 5.4. 首页定制 67 5.5. 待办事宜 67 5.6. 工作日志 68 5.7. 日程安排 70 6. 信息发布 74 6.1. 电子公告 74 6.2. 新闻动态 76 6.3. 政策信息 78 7. 事务管理 82 7.1. 人事管理 82 7.2. 接待登记 84 7.3. 车辆管理 86 7.4. 值班管理 88 7.5. 物品管理 90 7.6. 出访登记 93 7.7. 信访管理 95 7.8. 办公用品 97 7.9. 会议管理 99 8. 系统管理（只限于管理员使用） 104 8.1. 人员信息 104 8.2. 权限管理 107 8.3. 模块管理 109 8.4. 组织机构 113 8.5. 群组管理 116 8.6. 日志管理 118 9. 常见问题解答 120 9.1. 个人邮件 120 9.2. 文档管理 122 9.3. 工作流程 122 9.4. 个人资源 125 9.5. 事务管理 126 9.6. 信息发布 127 9.7. 系统管理 127 个人邮件 个人邮箱实现当前主流邮箱的所有功能，为用户提供方便的在Intranet/Internet中的通讯方式，除了当前主流邮箱的主要功能：收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱以外，办公自动化系统还具备了一些特别功能，例如邮箱配置、文件夹管理等。 新建邮件 单击左边导航栏中的“新建邮件”，进入新建邮件的页面。显示如下的界面： 填写“收件人”、“抄送”、“密送” 这三个栏目需要输入收件人，抄送人和密送人的姓名或邮箱地址，每一个栏目中可以输入多个人，用逗号隔开，任何收件人都不能看到密送人，这三个域不能全部为空。可以直接在文字右边的文本框中逐个输入；但更快捷的方法是从“地址本”中选择： 从“地址本”中选择 单击“地址本”按钮，显示选择界面： 首先，在左边选中人员所在的单位，接着在中间选中人员， ⑴、如果要把该人员作为收件人，则单击右边的“收件人”按钮，该人员出现在按钮右边的收件人列表中； ⑵、如果要把该人员作为抄送人，则单击右边的“抄送”按钮，该人员出现在按钮右边的抄送人列表中； ⑶、如果要把该人员作为密送人，则单击右边的“密送”按钮，该人员出现在按钮右边的密送人列表中； ⑷如果要删除人员，则在收件人列表、抄送人列表、或者暗送人列表里选中要删除的人，单击下面的“删除”按钮进行逐一删除；也可以单击“全部删除”按钮同时删除所有列表里的收信人。 单击“确定”结束，单击“取消”放弃。当单击“确定”按钮后，地址本右边列表中的收信人都会正确地填写在邮件相应的“收件人”“抄送”和“密送”栏中。 输入邮件的标题：在“主题”中输入标题 添加附件：点击按钮添加附件，一封信可以添加多个附件。 选用复选框使用签名档 “签名档”相当于邮件的落款，可以写一些常用问候语，个人联系方式等内容，能增加邮件的人性化和亲和力。签名档的内容显示在邮件的正文内容的末尾，用一条横线和正文分隔开。选择该选项之前，要在邮箱配置中设置好签名档的内容。 设置邮递选项 邮递选项包括：重要性、邮递报告、优先级三种。设置完毕，单击“确定”按钮即可。 设置重要性 用户可以在发送邮件时，选择邮件的重要程度。 系统提供的重要性分为高、正常、低三种。缺省情况下，所有邮件的重要性为“正常”。重要性不会更改系统邮递邮件的顺序或速度。 设置优先级 用户可以在发送邮件时，可以选择邮件的优先级。 系统提供的优先级分为高、一般、低三等。 高——表示可以立即发送邮件。 一般——（默认值）表示在主服务器下一次发送邮件时发送邮件。 低——表示等到非峰值时间发送邮件。非峰值时间介于午夜和早晨 6